Projectcoördinator / Adviseur facilitaire zaken

Uitvoeringsvoorwaarde
“Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente De Bilt mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente De Bilt. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. 

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
De gemeente is op zoek naar een procescoördinator / adviseur facilitaire zaken ter ondersteuning van de teamleider Facilitaire Zaken. De afgelopen periode is de teamleider intensief belast geweest met uiteenlopende incidentele vraagstukken, zoals het organiseren van extra raadsvergaderingen, ondersteuning bij evenementen, het inrichten van werkplekken, verbouwingen aan het archief, het opstellen van een agressieprotocol, en de actualisatie van het vlekkenplan. Hierdoor blijven de dagelijkse werkzaamheden en procesoptimalisaties liggen.

Er is binnen het team behoefte aan meer overzicht, structuur en heldere processen, met name rondom reserveringen van ruimten, het organiseren van evenementen en besluitvorming en verantwoordelijkheden hierin.

De tijdelijke adviseur wordt ingehuurd om hierin te voorzien. Belangrijke taken zijn:

• Onafhankelijke advisering over en coördinatie van facilitaire processen zoals beveiliging, schoonmaak, meubilair en inrichting.
• Analyseren en verbeteren van werkprocessen, inclusief het opstellen van procesbeschrijvingen en het koppelen van proceseigenaren aan de processen.
• Opstellen van een advies voor het efficiënter inrichten van facilitaire processen en de rollen en verantwoordelijkheden hierin. Na goedkeuring van het voorgelegde advies het implementeren van de verbeteringen.
• Kritisch kijken naar en adviseren over inkopen en dienstverlening, inclusief kwaliteitsbewaking en het controleren van leveringen.
• Onderhouden van goede relaties met zowel interne stakeholders als externe leveranciers.
• Nauwe samenwerking met bodes en collega's van het interne meldpunt voor een optimale dienstverlening.
• Je eerste aanspreekpunt is de teamleider Facilitaire Zaken. Je legt verantwoording af aan de directeur bedrijfsvoering.

Dit neem je minimaal mee

• Je kent de relevante wet- en regelgeving die op het facilitaire vakgebied van toepassing zijn;
• Je kunt je communicatie aanpassen aan de situatie en aan jouw gesprekspartner;
• Bij het uitvoeren van contractbeheer schroom je er niet voor om bij het niet nakomen van afspraken een stevig gesprek te voeren;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en brengt professionaliteit en collegialiteit met je mee.
• Je houdt ervan projecten te leiden in een complexe omgeving met veel stakeholders.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de uitvoeringsvoorwaarde benoemd bovenin de opdracht;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Aantoonbare werkervaring als projectleider op facilitair gebied;
4. Aantoonbare werkervaring met facilitaire processen in een overheidsorganisatie, geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv;

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider Facilitaire zaken binnen de overheid (45 punten);
6. Afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau in de richting van Facility Management, Bouwkunde of Projectmanagement (30 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met het maken van beheerplannen op het gebied van locatiebeheer (25 punten);

Competenties
- Kan goed hoofd en bijzaken van elkaar scheiden
- Stressbestendig
- Initiatiefrijk en flexibel
- In staat om en brug te vormen tussen facilitair en de rest van de organisatie

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10.Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op in de week van 8 september tot en met 15 september 2025.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemen bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 28 augustus 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk vrijdag 29 augustus 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 1 september 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.