Senior Recordmanager

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Winterswijk mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Winterswijk. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Opdrachtgever
De gemeente Winterswijk telt bijna 29.000 inwoners. Het levendige centrum, het prachtige buitengebied en de vele voorzieningen maken Winterswijk tot een aantrekkelijke plaats om te wonen, werken en recreëren. Niet voor niets wordt Winterswijk wel de “parel van het oosten” genoemd. Bij de gemeente Winterswijk werken ongeveer 230 collega’s. De werksfeer is informeel en de verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie. Samen met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners maken we Winterswijk elke dag een beetje mooier. In onze dienstverlening leggen we de lat hoog en gaan we voor een glimlach. Winterswijk… daar wil je werken!

Opdracht
Je bent de expert als het gaat om het beheren, archiveren en ontsluiten van informatie in onze zaaksystemen. Dankzij jouw ervaring en scherp oog voor kwaliteit zorg je samen met collega’s voor goed geordende informatiesystemen. Je houdt je daarnaast bezig met beleidsvorming op het gebied van informatiebeheer, zoals het besluit Archiefverordening. Daarmee draag je bij aan een betrouwbare, open en informatieveilige gemeente. Daarnaast fungeer je als senior als vraagbaak en coach voor collega’s bij vraagstukken over registreren en archiveren.

Belangrijke taken:
- Je beoordeelt ons archief op volledigheid, juiste metadata en bewaartermijnen.
- Je stelt overzichten op van het (papieren) archief en coördineert de jaarlijkse vernietiging.
- Je werkt zowel aan digitale als analoge dossiers en weet hierin de juiste prioriteiten te stellen.
- Je beantwoordt complexe vragen van collega’s buiten het team en adviseert over archivering.
- Je bent verantwoordelijk voor de verwerking van de uitkomsten uit de archiefinspecties.
- je hebt een advies- en kaderstellende rol om het concept zaakgericht werken incl. inbedding voor zaakgericht werken in de organisatie uit te rollen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van informatiemanagement, archiefwetenschap, recordmanagement;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van recordmanagement en/of informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie;
4. Aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van archivering en duurzame toegankelijkheid van digitale informatie (Benoem dit duidelijk in het cv);
5. Aantoonbare werkervaring met het werken in digitale zaaksystemen, analoge archieven en/of documentmanagementsystemen (zoals Decos, JOIN, Corsa, of vergelijkbaar) (Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan);
6. Een maximum uurtarief van € 105,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer én fee Flextender

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig oppakken van complexe recordmanagementvraagstukken en/of als vraagbaak/coach voor collega’s (Benoem dit duidelijk in het cv) (35 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het beoordelen van metadata, vernietigingstermijnen en volledigheid van dossiers (25 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met het inrichten en/of optimaliseren van processen rondom informatiebeheer (20 punten);
10. Kandidaat is woonachtig binnen een straal van 75 kilometer van Winterswijk (Benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
- Resultaatgericht werken
- Samenwerken

Benodigd aantal professionals
1.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 5 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.
De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg - minimaal 50% fysiek aanwezig
Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 28 augustus 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 27 augustus 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 18 augustus 2025 09.00 uur de vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 20 augustus 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 25 augustus 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.