Migratie sjablonen en in beheername Xential

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Kadaster
Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Opdracht
Onlangs heeft het Kadaster een nieuw sjablonenmanagement tool, Xential, aangeschaft ter vervanging van de huidige, verouderde en moeilijk beheerbare oplossing (Word, VBA). De afgelopen periode zijn we volop aan de slag gegaan om deze nieuwe tool te implementeren, de oude sjablonen om te zetten naar de nieuwe tool en de nieuwe tool in beheer te nemen.

Oorspronkelijk was het de bedoeling om de oude sjablonen door een externe partij om te laten zetten naar de nieuwe tool. Door allerlei factoren heeft dit tot nu toe nog niet het gewenste resultaat gehad. De stuurgroep heeft daarom onlangs besloten om het omzetten van de oude sjablonen naar de nieuwe tool in eigen handen te nemen. Daarnaast moet de tool nog op een beheerste manier in beheer genomen worden.

Wij zijn op zoek naar een ervaren en flexibele professional die in staat is op een rijdende trein te springen en op basis van de (half)producten die al opgeleverd zijn, het omzetten van de oude sjablonen naar de nieuwe omgeving en het in beheer nemen van de tool snel tot een goed einde kan brengen. De ideale kandidaat heeft kennis van zaken en legt gemakkelijk contact met betrokkenen wat zorgt voor een soepele samenwerking en effectieve communicatie. Sterke samenwerkingsvaardigheden zijn essentieel om bij te dragen aan het succes van het project.

Taken en verantwoordelijkheden
Jij draagt de verantwoordelijkheid om de oude sjablonen (Word, VBA) om te zetten naar Xential en de tool op een beheerste manier in beheer te nemen. Deliverables hierin zijn:

• okt 2025 – jan 2026: het omzetten van de huidige sjablonen naar Xential;
• okt 2025 – jan 2026: het organiseren en begeleiden van het testen van de nieuw gebouwde sjablonen door gebruikers binnen de organisatie;
• 1 feb 2026: de oude sjablonen zijn allemaal omgezet naar Xential en zijn goedgekeurd door de testers;
• feb 2026: opleveren beheersplan voor Xential met daarin in ieder geval:
  • taken en verantwoordelijkheden (soll-situatie) van de verschillende betrokkenen bij het beheer van Xential (key-users, technisch beheerders, functioneel beheerders);
  • overzicht hoe het beheer van Xential moet gaan aansluiten op de standaard beheer processen binnen het Kadaster (incidenten, problemen en wijzigingsverzoeken);
  • plan van aanpak om van de huidige situatie te komen naar de gewenste situatie, incl. planning van de benodigde werkzaamheden
• maart – april 2026: opleveren deliverables uit plan van aanpak beheersplan;
• maart – april 2026: overdracht functioneel beheer naar staande organisatie.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• BISL;
• Xential (het nieuwe sjabloonmanagementplatform).

Vereisten / knock-outcriteria
Let op: motiveer (kort) in het CV per knock-outcriterium hoe u hieraan voldoet.

1. Een maximum uurtarief van € 100,- exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee Flextender en overige kosten;
2. Het CV dient in het Nederlands te zijn opgesteld en mag niet langer zijn dan maximaal 6 pagina’s A4 ;
3. Afgeronde hbo-opleiding of hoger;
4. Kennis van BISL;
5. Aantoonbaar kennis van complexe sjablonen in Word (macro’s);
6. Minimaal 3 jaar bewezen ervaring met het bouwen van sjablonen in Xential;
7. Minimaal 3 jaar bewezen ervaring met het inrichten van functioneel beheer voor nieuwe systemen en processen waarbij voorheen nog geen functioneel beheer aanwezig was;
8. Minimaal 3 jaar ervaring met sjabloonmanagement in een grote (>1000 mdw), complexe en politiek gevoelige overheidsorganisatie;
9. De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift;
10. Door de kandidaat zélf geschreven CV en motivatie.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten) verdeeld in

11. U toont duidelijk aan (max. 400 woorden) op welke wijze de door u geleverde expertise en competenties binnen de geschetste situatie een bijdrage leveren aan te behalen resultaten (zie ook opdrachtomschrijving en verantwoordelijkheden).
Beoordeling: Hoe beter de expertise en competenties aansluiten bij de wensen van het Kadaster en de geschetste situatie hoe hoger de score (weging 60 punten).

Weging

1. Antwoord sluit volledig aan en is onderbouwd met concrete voorbeelden (60 punten);
2. Antwoord sluit voldoende aan (40 punten);
3. Antwoord sluit onvoldoende aan en is onvoldoende onderbouwd (20 punten);
4. Antwoord sluit niet aan (0 punten).

12. U beschrijft (max. 300 woorden) hoe u de inrichting van het functioneel beheer beziet en hoe u dit tot een goed einde denkt te brengen. Beoordeling: De mate waarin de beschrijving van aanpak aansluit bij de wensen van het Kadaster (weging maximaal 40 punten).
Beoordeling: De mate waarin de beschrijving van de knelpunten en aanpak voor oplossing aansluit bij de wensen van het Kadaster (weging 40 punten).

Weging

1. Antwoord sluit volledig aan en is onderbouwd met concrete voorbeelden (40 punten);
2. Antwoord sluit voldoende aan (20 punten);
3. Antwoord sluit onvoldoende aan en is onvoldoende onderbouwd (10 punten);
4. Antwoord sluit niet aan (0 punten).

Competenties

• In staat om zelfstandig binnen een organisatie te bewegen en omgevingssensitief;
• Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling;
• Resultaatgericht;
• Vasthoudend;
• Planmatig;
• Analytisch;

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend.

Stap 3: Beoordeling door opdrachtgeverDe opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Verificatiegesprek
In het verificatiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel. Het verificatiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.
De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de opdrachtgever het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Tarief
Maximaal € 100,-Het tarief is inclusief alle overige kosten met uitzondering van de kosten voor eventuele dienstreizen en opleidingskosten (zoals vermeld in de overeenkomsten). Een tussentijdse verhoging van het genoemde uurtarief is niet mogelijk.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 6 pagina’s A4, opgesteld in het Nederlands. De motivaties op de eisen en de antwoorden op de gunningscriteria dienen ook binnen dit aantal pagina’s te worden beantwoord

Overige informatie
Conceptovereenkomsten

• Voor deze opdracht gaat het Kadaster een tweepartijen-overeenkomst aan met de opdrachtnemer in lijn met de overeenkomst zoals vermeld onder de inkoopvoorwaarden, te weten:
  • 1a Modelovereenkomst ZZP
  • 1b Opdrachtovereenkomst indirecte ZZP
  • 1c Opdrachtovereenkomst
• Voor deze opdracht gaat Flextender een tweepartijen-overeenkomst aan met de opdrachtnemer in lijn met de overeenkomst zoals vermeld onder de inkoopvoorwaarden.

Contractpartijen
Het Kadaster gaat uitsluitend met de inschrijvende partij de overeenkomst aan.

Voorwaarden
Op deze offerteaanvraag zijn uitsluitend de inkoopvoorwaarden (ARVODI 2025) en de concept overeenkomst van het Kadaster van toepassing. Eventuele andere voorwaarden worden van de hand gewezen.
Per leverancier mag één offerte worden ingediend op deze aanvraag.

Geheimhoudingsverklaring
Het Kadaster verplicht geselecteerde Inschrijver haar in te zetten kandidaat een geheimhoudingsverklaring (zie bijlage 2c) te laten tekenen. De geheimhoudingsverklaring dient bij het Kadaster ondertekend in het bezit te zijn bij aanvang van de werkzaamheden.

VOG
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Acquisitie
Acquisitie naar aanleiding van deze opdracht is niet gewenst.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Flextender als bemiddelaar
Voor deze opdracht treedt Flextender op als bemiddelaar. Ook maakt het Kadaster gebruik van de dienstverlening van Flextender voor de urenregistratie van de werkzaamheden. Dat betekent dat de opdrachtnemer een rechtstreekse opdrachtovereenkomst aangaat met het Kadaster wat betreft de uitvoering van de werkzaamheden. En daarnaast gaat de opdrachtnemer een aparte overeenkomst met Flextender aan waarin de vergoeding voor de geleverde bemiddeling en het verplichte gebruik van het urenregistratie-systeem van Flextender worden vastgelegd.
Het Kadaster zal voor deze opdracht een twee- óf driepartijen overeenkomst aangaan met de opdrachtnemer.

Flextender zal voor deze opdracht een tweepartijen-overeenkomst aangaan met de opdrachtnemer, te weten: Bemiddelingsovereenkomst Flextender.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 09 september 2025 09:00 de vragen en bijbehorende antwoorden worden op woendsag 10 september 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Datum verificatiegesprekken
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 18 september 2025. Deze datum staat vast en hier wordt niet van afgeweken.
De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 17 september 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 15 september 2025 08:00. Tot die tijd kunt u reageren.