Accountmanager huurderszaken

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Provincie Utrecht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Provincie Utrecht Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De Provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Commercieel beheer

Tot de commerciële processen behoren het aangaan van nieuwe huurovereenkomsten en allonges en het beëindigen van bestaande en/of aflopende huurovereenkomsten. Tevens ben je verantwoordelijk voor het opstellen van dienstverleningsovereenkomsten (DVO).

Administratief beheer

De processen die onder administratief beheer vallen behelzen alle administratieve processen van het vastgoedbeheer. Tevens valt het beheer van het bronbestand, het vastgoeddossier en de huurdossiers onder het administratief beheer.

Financieel beheer

Onder Financieel beheer vallen financiële processen met betrekking tot het vastgoedbeheer, zoals het samen met de medewerker financiën en control opzetten van de boekhouding bij de implementatie van nieuwe huurder en het verzorgen van de huurindexatie en de jaarlijkse servicekostenafrekening.

Concreet bestaat je takenpakket o.a. uit:

• Opstellen Huurovereenkomsten en allonges
• Opstellen dienstverleningsovereenkomsten (DVO)
• Samen met de medewerker financiën en control verzorgen van de jaarlijkse huurindexatie, jaarlijkse afrekening servicekosten
• In samenwerking met de medewerker financiën en control opstellen van kwartaalfacturen voor huur en servicekosten
• Zorgdragen voor juiste archivering van documenten zodat alle archiefwaardige stukken juist en compleet worden opgeslagen in de daarvoor bestemde systemen (digitaal archiefsysteem en juridische stukken in papieren vorm aanbieden aan documentbeheer)
• Beantwoording vragen van de accountant t.b.v. huurderszaken.
• Overzicht houden op ruimtegebruik en expiratiedata en vroegtijdig acteren op komende mutaties
• Adviseert teamleider Facilitair met betrekking tot huurdersaangelegenheden
• Adviseert teamleider Facilitair met betrekking tot eventuele nieuwe huurders
• Overleg met individuele huurders waar het gaat om vastgoed specialistische vraagstukken (denk aan uitbreiding/inkrimping).

Wat verwachten wij
In deze rol heb je focus op de afspraken die zijn gemaakt, met aandacht voor de relatie. Je kunt goed omgaan met verschillende, soms tegengestelde, belangen en begrijpt het krachtenveld waarin je werkzaam bent.

Verder:

• Je hebt HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur blijkend uit een afgeronde opleiding op het vakgebied vastgoed of facility management.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring binnen de vastgoed branche
• Kennis van het opstellen van Huurovereenkomsten (ROZ model kantoorruimte)
• Kennis van markt en marktontwikkelingen op het terrein van vastgoed;
• Kennis van en gevoel voor maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken;
• Affiniteit met en kennis van politiek bestuurlijke processen en het functioneren van een ambtelijke organisatie;
• Kennis van relevante wet- en regelgeving (o.a staatssteun, wet markt en overheid);
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag; 
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van vastgoed en/of facility management;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar binnen vastgoed;
3. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van huurovereenkomsten (conform ROZ model kantoorruimte);
4. Aantoonbare werkervaring met servicekostenafrekening;
5. Aantoonbare werkervaring met het verwerken van jaarlijkse huurindexaties.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender
6. Aantoonbare werkervaring met assetmanagement en/of accountmanagement binnen vastgoed. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (50 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in een overheidsorganisatie. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (50 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal 
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een later moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De zittende leverancier heeft de ruimte om te reageren op deze aanbesteding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 10 september 2025, 12:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 11 september 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 12 september 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.