Projectmanager doorontwikkeling gemeentehuis Zeist

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 500 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Team
De werving vindt plaats onder aansturing van de ambtelijk opdrachtgever vanuit de directie van de gemeente Zeist. De positie van de projectmanager zal in principe het projectenbureau van de gemeente Zeist zijn en er ligt een samenwerking met team Vastgoed.

Opdracht
We zoeken een projectmanager voor de aanbestedings- en uitvoeringfase van een interne aanpassing van ons gemeentehuis. Afgelopen maanden is de advies- en besluitvormingsfase afgerond. 

Per 1 januari 2025 zijn circa 100 consulenten van het sociaal domein in dienst getreden bij de Gemeente Zeist. Dit versterkt de verbinding tussen de consultenten en de collega’s, verbetert de onderlinge samenwerking en heeft daarmee ook tot doel om ervoor te zorgen dat de dienstverlening en zorg voor onze inwoners nog beter wordt. Deze verandering heeft uiteraard ook gevolgen voor de facilitaire aspecten van onze organisatie.

Er is onderzocht dat er in ons gemeentehuis ruimte is om het gebouw en de faciliteiten daarop aan te passen. Hiervoor zijn diverse aanpassingen nodig en we grijpen dit moment ook aan om een aantal andere verbeteringen door te voeren. Denk daarbij aan het uitvoeren van (noodzakelijk) onderhoud aan installaties, verbeteren akoestiek, het verbeteren van arbo-gerelateerde aspecten, het verbeteren van de ontvangst en dienstverlening in de publiekshal en het aanpassen van faciliteiten aan de huidige manier van werken. Voor de gemeente Zeist is het belangrijk dat het gemeentehuis de verbinding met inwoners en betrokken zo optimaal en passend mogelijk faciliteert. Dat zal ook meegenomen worden in het project. Dit project bestaat uit verschillende fasen, zoals hieronder beschreven Fase 1 is inmiddels bijna afgerond en wij zoeken een projectmanager die zowel fase 2 en 3 projectmatig kan uitvoeren en aansturen: 

• Fase 1 (afgerond)
  Vervolgonderzoeken en verkennen welke mogelijkheden er zijn incl. uitwerking van de mogelijkheden, consequenties, risico’s, berekeningen en financiële aspecten. De vrij concrete resultaten van het eerdere onderzoek zijn hiervoor het startpunt. Deze fase wordt afgerond met besluitvorming over het vervolg, een definitief ontwerp en het opleveren van de benodigde stukken voor de aanbesteding.

• Fase 2
  Hierna start de voorbereidende fase van de aanpassingen. Met het definitief ontwerp kan de aanbesteding verder worden voorbereid en gestart. Hiervoor is samenwerking met verschillende interne en externe partijen van belang. Naast de benodigde voorbereidingen voor een soepele overgang naar fase 3 is het van belang om in deze fase de continuïteit van dienstverlening en kantoorfaciliteiten tijdens de uitvoering te organiseren. Hierbij is een zorgvuldige afweging van opties, (financiële) risico's en impact belangrijk.

• Fase 3
  Het managen en begeleiden van de uitvoerende fase, waarin wordt gestart met de realisatie van de aanpassingen. In deze fase staat het monitoren, bijsturen, adviseren en realiseren van het eindresultaat centraal.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met als project- of programmamanager op gebied van vastgoed- en/of huisvestingsopgaven in het publieke domein;
3. Aantoonbare werkervaring met huisvestingsopgave met (inpandige) aanpassingen en consequenties voor de bedrijfsvoering in het publieke domein. 

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een eindverantwoordelijke rol bij complexe verbouwings-en/of renovatieprojecten bij of voor een gemeente (30 punten); 
5. Aantoonbare werkervaring met het aansturen van de aanbesteding, bouw- en installatieadviseurs en uitvoerende partijen; (20 punten);
6. Aantoonbare kennis van zorgvuldig inrichten van projectteams en het betrekken van verschillende soorten stakeholders tijdens de uitvoeringsfase (20 punten); 
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het adviseren van directie en bestuur; (20 punten) 
8. Graag ontvangen wij een korte beschrijving van de ‘visie op de winkel openhouden tijdens de verbouwing’ van de kandidaat. (10 punten) .

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent proactief, neemt initiatief en houdt tempo in het proces; 
• Je kunt daadkrachtig acteren in een bestuurlijke stuurgroep; 
• Je werkt projectmatig en resultaatgericht 
• Je bent analytisch en samenwerkingsgericht; 
• Je bent een goede planner, houdt overzicht en bent in staat om betrokkenen vanuit verbinding scherp te houden; 
• Je bent scherp op de uitgaven en voert actuele financiële overzichten; 
• Je beschikt over het vermogen om te sturen op kwaliteit en de verbinding tussen verschillende belangen; 
• Je hebt een helicopterview, en bent ook zelf uitvoeringsgericht van ‘A tot Z’; 
• Je kunt snel schakelen tussen strategisch, tactisch en operationele niveau en je kan daarbij een bijdrage leveren op alle niveaus; 
• Je beschikt over een goed inlevingsvermogen bij precaire onderwerpen en je je kunt op directie en bestuursniveau adviseren; je hebt sensitiviteit op het gebied van continuering van de bedrijfsvoering. 

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”. 

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. 

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. 
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. 

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1. 

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 8 januari 2026 van 14:30uur tot 17.30uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 6 januaribericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 29 december 2025, 09:00 uur uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 31 december 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 5 januari 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.