Medewerker Frontoffice Burgerzaken-Receptionist(e)

Uitvoeringsvoorwaarde
"Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Houten mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Houten. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.

Iedere dag dragen onze 400 collega’s eraan bij dat inwoners Houten een prettige plek vinden om te wonen. Je krijgt bij ons eigen verantwoordelijkheden en ruimte om zelf invulling te geven aan je werkzaamheden. Als collega’s staan we voor elkaar klaar. We lopen gemakkelijk bij elkaar binnen, onze deuren staan letterlijk en figuurlijk voor elkaar open.

Je plaats in de organisatie
Jouw plek is binnen het team Dienstverlening. Binnen dit team zijn zo’n 28 betrokken collega’s op hoofdlijn bezig met eerstelijns klantcontact: van het aanvragen van reisdocumenten, rijbewijzen en parkeervergunningen, het verstrekken van uittreksels, verwerken van (digitale) aangiftes verhuizingen tot aangiftes geboortes, overlijden en voltrekken van huwelijken. Maar ook het organiseren van verkiezingen en het toegankelijk en gebruiksvriendelijk ontsluiten van de gemeentelijke informatie en via de website ook toegang tot het digitale loket van de gemeente Houten. De gemene deler binnen het team is, dat wij onze klanten graag en goed willen helpen.

Jij komt te werken bij het cluster Burgerzaken.

Opdracht/werkzaamheden
Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de BRP (Basisregistratie Personen). Je behandelt aanvragen reisdocumenten, rijbewijzen, Verklaring omtrent Gedrag (VOG) en afgifte uittreksels. Je verricht alle voorkomende werkzaamheden in het kader van de BRP, zoals berichtenverkeer(verhuis) mutaties en actualiseringen. Je beoordeelt en verwerkt buitenlandse brondocumenten voor, her-inschrijving in de BRP. Je verstrekt gegevens uit de BRP en beoordeelt aanvragen nalatenschap. Je bent vraagbaak voor burgers en collega’s op het gebied van inschrijving, reisdocumenten, rijbewijzen en bent op de hoogte van de actualiteiten. Maar ook de overige producten waaronder aanvragen voor parkeervergunningen, gehandicapten parkeerkaarten komen bij jou langs.

Als (vervangend) receptionist vervul je de volgende taken:

• Je treedt op als gastheer-vrouw bij ontvangsten en evenementen en verzorgt representatieve taken;
• Zorgt voor een representatieve inrichting publiekshal en gebruik van de ruimte;
• Ontvangt bezoekers en informeert de medewerker en/of het secretariaat dat zijn bezoek is gearriveerd indien nodig;
• Verwijst bezoekers naar vergaderruimten;
• Helpt burgers met het maken van een afspraak;
• Je houdt toezicht op bezoekers, de wachtrij, de wachttijd en spreekt collega’s daarop aan;
• Verstrekt algemene informatie over producten en diensten van de gemeente;
• Reikt reisdocumenten en rijbewijzen uit en neemt oude documenten in, volgens de daarvoor geldende voorschriften en verwerkt het in Centric Burgerzaken;
• Verwerkt kasbetalingen, maakt de kas op en verantwoordt dit in Key2betalen;
• Opent en sluit op de daarvoor aangegeven tijden de deur en tourniquet;
• Neemt (aangetekende) brieven en/of documenten in ontvangst en zorgt dat deze naar de postregistratie worden verzonden;
• Registratie van Gevonden en Verloren voorwerpen;
• Overige lichte administratieve taken;
• Uitgifte en registratie van sleutels openbare gebouwen.

Hoe ziet je werkdag eruit?
Je dag start veelal met een eerste briefing op basis van de te verwachten drukte. De gemeente Houten werkt op afspraak. Je werkzaamheden bestaan uit het in behandeling nemen, toetsen, doorzetten en uitreiken van een diversiteit van producten. Veelal rij- en reisdocumenten. Nauwkeurigheid en oplettendheid zijn cruciaal. Immers jij bent de eerste schakel om mogelijke identiteitsfraude te signaleren. Het werk vraagt dus om een hoge mate van nauwkeurigheid. Je helpt graag klanten met een glimlach en bent invoelend. Je bent stressbestendig en kan zo nodig helder en duidelijk de grens stellen. De diversiteit aan vragen en het verschil van klanten, maken dan ook geen dag hetzelfde.

Wie je bent
Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste medewerker met een MBO werk- en denkniveau. Een paar jaar gemeentelijke ervaring, met name op het vakgebied burgerzaken is een pré, alsook een diploma Basiskennis Burgerzaken (NVVB).

Als moderne medewerker Burgerzaken heb je een goed gevoel voor ontwikkelingen in je werk en de omgeving. Je bent proactief, initiatiefrijk en kunt je gemakkelijk verplaatsen in de klant. Je werkt nauwkeurig, doelgericht en planmatig. Je bent flexibel en een kei in samenwerken. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk en ziet er als gezicht van de gemeente representatief uit. Je bent flexibel bereid om in een teamrooster te werken inclusief avondopenstelling.

Verder beschik je over:

• een goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en Engels in woord;
• teamverantwoordelijkheid en werk je goed samen;
• een intrinsieke motivatie om klanten te helpen en hier haal je energie en werkvreugde uit;
• resultaatgerichtheid en omgevingsbewust;
• een klantgerichte houding en bent stressbestendig en steekt graag de handen uit de mouwen. Je weet wat er speelt op je vakgebied en binnen het team dienstverlening;
• flexibiliteit, op onze vaste woensdagavond openstelling zijn wij tot 19.00 uur open. Tijdens de zomer (piek) periode hebben wij meerdere avondopenstellingen. Meewerken conform het werkt rooster is vereist.

Vereisten / knockoutcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt dient zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop.
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als frontoffice- en receptiemedewerker;
4. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met de Microsoft applicaties (Outlook, Word/Excel) benoem dit duidelijk in het cv (10 punten).
6. Aantoonbare werkervaring als frontoffice- en receptiemedewerker Burgerzaken binnen een gemeentelijke organisatie (25 punten);
7. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als frontoffice- en receptiemedewerker (35 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met Centric Burgerzaken (10 punten);
9. Afgeronde cursus Basiskennis Burgerzaken (NVVB) (10 punten);
10. Uiterlijk beschikbaar per 19 januari 2026 voor minimaal 32 uur in de week (10 punten).

Competenties
- Stressbestendig en kalm;
- Flexibele houding;
- Klantvriendelijke instelling;
- In staat om snel te schakelen;
- Goed kunnen luisteren en begrip tonen;
- Oplossingsgericht denken;
- Teamplayer;
- Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht€ 1,75 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag en vrijdag verplicht, overige dagen in overleg.
Is hybride werken mogelijk: nee

Planning
De gesprekken zijn gepland op maandag 12 januari 2025, van 09.30 tot 13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De kandidaat dient over een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te beschikken en het origineel te kunnen tonen, maximaal 6 maanden oud.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 2 januari 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 5 januari 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 6 januari 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.