Functioneel beheerder/ projectondersteuner Burgerzaken

Organisatie
Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40.
In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied. 132,5 km², waarvan 6 km² water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn. 

De gemeentelijke organisatie heeft een platte structuur. De organisatie wordt aangestuurd door een concerndirectie (met ieder hun eigen portefeuille) met direct daaronder teammanagers en opgavemanagers.Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Opdracht
In het team Functioneel Beheer werken we vanuit 5 inhoudelijke domeinen. Dit zijn zelforganiserende teams die zoveel mogelijk zelfstandig werken binnen hun eigen domein, onder coördinatie van een senior. Op dit moment zijn wij op zoek naar een Functioneel Beheerder burgerzaken die inzetbaar is in het Domein Publieksdienstverlening. Het Domein Publieksdienstverlening beheert de applicaties Key2Burgerzaken, portaal burgerzaken, Centric leefomgeving, Key2begraven, Key2betalen en JCC.

Binnen dit domein zijn we op zoek naar een ervaren Functioneel Beheerder die tijdelijk extra ondersteuning kan geven bij het project eDiensten burgerzaken. Dit zal je uitvoeren voor twee gemeenten namelijk Gemeente Alphen aan den Rijn en Gemeente Kaag en Braassem. Je zal onderdeel uitmaken van de projectgroep waarbij je adviseert over configuratie, inrichting, procesoptimalisatie(s) en livegang van de eDiensten. Je bent reeds bekend met de eDiensten en de inrichting en configuratie voer je grotendeels zelfstandig uit met behulp van de leverancier Centric. Daarnaast schakel je intern met verschillende diciplines zoals onder andere het webteam, burgerzaken en onze ketenpartner Solvinity en Axians. Voor de functioneel beheerders intern ben jij een vraagbaak en draag je kennis over van de eDiensten burgerzaken. Je hebt onze kerncompetenties (resultaatgerichtheid, samenwerken en klantgerichtheid) hoog in het vaandel staan en bent bereid om soms net een stapje harder te lopen dan verwacht wordt.

De opdracht bestaat uit:

1. Een volledig en onderhouwd inrichtings- en configuratiedocument voor de eDiensten burgerzaken. Hierin staat onder andere de gekozen inrichting, configuratiekeuzes, parameters, koppelingen en andere afhankelijkheden voor zowel de gemeente Alphen aan den Rijn als Kaag en Braassem.
2. Een kennisoverdrachtsdocument en overdrachtsmoment aan intern functioneel beheer. Dit omvat beschrijvingen van beheerwerkzaamheden, configuraties, werkinstrucuties en beheerssenario's gericht op duurzame borging.
3. Een scenario-uitwerking en plan van aanpak voor de eDiensten burgerzaken. Dit doe je samen met het bestaande projectteam. Dit omvat de planning, bestaande disciplines, risico-inventarisatie, fallback senario's en communicatiepunten richting interne en externe stakeholders.

Resultaat:

1. Uiterlijk op 30 juni 2026 is er een compleet en onderbouwd opleverdossies voor het domein Dienstverlening. Dit omvat minimaal
   1. De definitieve inrichting en bijhorende configuratiekeuzes van de eDiensten burgerzaken voor beide gemeenten.
   2. Procesoptimalisatie-adviezen.
   3. Het livegangplan inclusief risicoanalyse en fallbackscenario
   4. Overdrachtsdocumentatie voor het interne team functioneel beheer

Randvoorwaarden:

• De functioneel beheerder burgerzaken werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het projectteam eDiensten burgerzaken, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of zonder afhankelijkheid van het team.
• Vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd.
• De functioneel beheerder burgerzaken is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten.De opdrachtnemer bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
2. Minimaal een aantoonbaar afgeronde IT/ICT opleiding MBO niveau 4 niveau;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als functioneel beheerder binnen een gemeentelijke organisatie;
4. Aantoonbare werkervaring in de afgeloepn 5 jaar als functioneel beheerder met het beheer van applicaties Key2Burgerzaken, Portaal burgerzaken en eDiensten burgerzaken;
5. In bezit van een rijbewijs en auto om te kunnen reizen tussen beide gemeenten, benoem dit in het cv;
6. Uiterlijk per januari 2026 beschikbaar voor 36 uur per week.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als functioneel beheerder op het gebied burgerzaken van binnen een gemeentelijke organisatie (35 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het adviseren over configuratie, inrichting, procesoptimalisatie(s) en livegang van het programma eDiensten (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met samenwerkingsprocessen waarbij de belangen van diverse stakeholders in acht worden genomen, benoem hiervan een voorbeeld in het cv (25 punten);
10. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het implementeren van applicaties in de rol van functioneel beheerder (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet. 

Competenties
· Goede communicatieve vaardigheden, je kunt goed schakelen in gesprekken met de leverancier (intern en extern) en de klant;
· Stressbestendigheid bij het oplossen van problemen onder druk;
· Je redeneert vanuit het proces en vertaalt dit naar mogelijke oplossingen;
· Resultaatgericht en signaleert tijdig knelpunten.

Benodigd aantal professionals
1.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling

Stap 2: Selectie 3 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 3 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 29 december 2025, 10:00 uur uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 19 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien je de opdracht gegund krijgt, ontvang je een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• Bring Your Own Device; in alle gevallen faciliteert de gemeente de laptop, mobiel dient zelf te worden meegebracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 23 december 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 24 december 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kun je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kun je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 30 december 2025, 09:00 uur uur. Tot die tijd kun je reageren.