Collectiebeheerder Analoge Archieven

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Hengelo mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Hengelo. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Hengelo merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Gemeente Hengelo
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Team
Het team Functioneel en Informatiebeheer bestaat uit Cluster Informatiebeheer, Geo-informatie(beheer) en kerndatateam. Het cluster informatiebeheer is verantwoordelijk voor de juiste registratie, verwerking en distributie van inkomende informatiestromen in de organisatie. Daarnaast zorgt het voor de archivering van documenten en gegevens. Cluster Geo-informatie(beheer) houdt zich bezig met het verzamelen, vastleggen en beheren van geografische data. De kaarten die hieruit voortkomen zijn actueel en vormen een belangrijke informatiebron voor andere afdelingen. Daarnaast beheert dit cluster wettelijke basisregistraties zoals de BAG en WKPB. Het kerndatateam levert datagedreven inzichten ter ondersteuning van beleidsvorming en besluitvorming binnen de organisatie. Dit gebeurt via dashboards, kaarten en voorspellende analyses. 

Opdracht
In verband met het digitaliseren van ons analoge archief zoeken wij een professional die ons op kan versterken bij het project digitalisering analoge archieven én reguliere werkzaamheden zoals behandelen van inzageverzoeken in onze analoge archieven. Daarnaast draag je bij aan het ontwikkelen van beleid op het gebeid van informatie beheer.

Gemeente Hengelo is bezig met een project met als doel: het digitaliseren van 2,5 strekkende kilometer fysieke archieven. In 2025 zijn we gestart met het scannen van de documenten, dit project loopt in ieder geval nog door tot en met 2027. Begin 2026 gaan we starten met een project voor de selectie en implementatie van een documentbeheersysteem dat tevens als e-depot kan fungeren. In dit systeem worden de gedigitaliseerde documenten gecontroleerd, opgeslagen en ontsloten voor intern en extern gebruik. Parallel hieraan moeten inzageverzoeken worden behandeld. We zitten dus midden in een transitie en “de winkel” moet gewoon open blijven. 

• Je hebt aantoonbaar Hbo-niveau;
• Je hebt ruime aantoonbare ervaring met analoge archivering binnen overheidsorganisaties;
• Je hebt ervaring met soortgelijke tijdelijke opdrachten, je vindt snel de weg in een nieuwe omgeving binnen een bekend vakgebied;
• Relevante wet- en regelgeving. In ieder geval: Archiefwet en onderliggende uitwerkingen, de archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer, maar ook op hoofdlijnen bijvoorbeeld AVG en WOO;
• Ontwikkelingen in het archiveringsvakgebied;
• Te hanteren methoden en technieken ten behoeve van het klassieke archiveren, zoals bij toepassing basis archiefcode;

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag; 
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met archivering binnen de overheid;
4. Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer;
5. Aantoonbare werkervaring met archivering binnen een gemeente;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen van beleid op het gebied van informatie beheer; (40 punten)
7. Aantoonbare kennis van gemeentelijke informatiekundige inrichting, geef een korte toelichting in het cv waarom je hieraan voldoet; (25 punten)
8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met archivering binnen een gemeente; (35 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
Klantgericht
Resultaatgericht werken
Kritisch
Analyserend vermogen
Plannen en organiseren

Benodigd aantal professionals
1.

Overige informatie
Gemeente Hengelo heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Maandag en woensdag, in overleg op andere dagen
Is hybride werken mogelijk: Nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 27 februari 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 26 februari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 23 februari 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 24 februari 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 25 februari 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.