Bestuurs- en Projectondersteuner

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de SHN mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de SHN. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Organisatie
Slachtofferhulp Nederland werkt vanuit 11 districten en enkele landelijk werkende teams. Binnen elk district zijn verschillende soorten dienstverlening aanwezig. De dienstverlening richt zich op het informeren, adviseren en ondersteunen van cliënten. Daarnaast vertegenwoordigt Slachtofferhulp Nederland de belangen van slachtoffers in de maatschappij en stimuleert zij kennisontwikkeling op het gebied van slachtoffers en hulp aan slachtoffers en hun naasten.

Opdracht.
Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning, onder andere bij vergaderingen en bijeenkomsten en verstrekt informatie aan belanghebbenden. In voorkomende gevallen biedt je ondersteuning aan het agendabeheer van de bestuurder Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau en stemt af met je collega’s op het bestuurssecretariaat.

In de functie houd je o.a. bezig met:

• Het plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Het voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen van de OR, VR en Stuurgroep Projecten en projectvergaderingen en het ondersteunen bij de uitvoering van deze vergaderingen: opstellen agenda, gereedmaken en verspreiden van vergaderstukken en notuleren van vergaderingen.
• Beoordelen van vergaderstukken inclusief bijlagen op volledigheid en onderneemt proactief actie als dit nodig is.
• Fungeren van aanspreekpunt voor vragen over de status van stukken.
• Beheren van documentatie, zoals projectplannen, rapportages en notulen, en het opzetten van documentatiesystemen.
• Voorbereiden en borgen dat de voortgangsrapportages tijdig en met kwaliteit worden aangeleverd

Vereisten / knock-outcriteria te beoordelen door Flextender
1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretarieel, administratief en/of organisatorisch;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse van de Raad van Bestuur;
3. De kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling;
4. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office zoals; Word, Excel, Outlook, Teams en met een documentmanagementsysteem zoals; SharePoint en/of OneDrive;
5. Een maximum uurtarief van €85 exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee flextender.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van minstens drie grote en complexe projecten, waarbij de kandidaat verantwoordelijk was voor het coördineren van projectdocumentatie, het bijhouden van voortgangsrapportages én het organiseren van projectvergaderingen; 30 pnt
7. Aantoonbare werkervaring met het plannen en organiseren van meerdere vergaderingen en projecten tegelijk, inclusief proactief signaleren van ontbrekende stukken; 20 pnt
8. Aantoonbare werkervaring met het op duidelijke wijze terugkoppelen van documenten, dossiers en vergaderstukken; 20 pnt
9. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van notulen, vergaderstukken en het beheren van projectdocumentatie; 30 pnt

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre jijzelf/ de door jouw aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Proactieve en oplossingsgerichte houding;
• Verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en samenwerkingsgericht;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;
• Stressbestendig; blijft kalm bij werken onder tijdsdruk;
• Nauwkeurig in het verwerken van gegevens en documenten;
• Organisatorische en administratieve vaardigheden zoals planning en agendabeheer, notuleren en documentatie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht een fee van €2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja/nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 4 maart 2026 tussen 11.00 en 15.00 uur (met nog een enkele extra optie op 5 maart tussen 10.00 en 12.00 digitaal). De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 27 februari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• De uitbetaling van de factuur zal plaatsvinden op de G-rekening en rekeningnummer van de leverancier. Niet van toepassing voor ZZP’ers.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 20 november 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 23 februari 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kan je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt woensdag 25 februari 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kan je reageren.