Senior specialist Informatiehuishouding (Archiefwet)

Ferm Werk
Wij zijn Ferm Werk. We helpen mensen om mee te doen in de samenleving. Dat doen we voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Wij voeren de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering uit. Dat betekent dat we mensen helpen met een bijstandsuitkering, het vinden van werk en integratie in de samenleving. We geloven dat iedereen iets kan bijdragen. Daarom bieden we persoonlijke begeleiding. Samen met werkgevers en andere organisaties vullen we vacatures op een inclusieve manier in met gemotiveerde medewerkers. We denken in kansen en adviseren over regelingen en subsidies. Samen maken we meedoen mogelijk.

Opdracht
De Senior specialist Informatiehuishouding wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening. De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het realiseren van de verbeterpunten die zijn vastgesteld door de archiefinspectie, met als doel het archiefbeheer van Ferm Werk aantoonbaar te verbeteren en toekomstbestendig in te richten.

De opdrachtnemer adviseert en ondersteunt bij de uitvoering van verbetermaatregelen en brengt structuur en overzicht aan in de aanpak. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard; er is geen sprake van beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

De opdracht is gericht op:

• Het aantoonbaar verbeteren van de informatiehuishouding conform Archiefwet en Wet open overheid (Woo);
• Het realiseren van verbetermaatregelen naar aanleiding van de archiefinspectie;
• Het structureel versterken en borgen van archief- en informatiebeheer binnen de organisatie;
• Het formuleren van randvoorwaarden en aandachtspunten voor aansluiting op het Djuma-project (technische implementatie valt buiten scope).

Fasering van de opdracht
Fase 1 – Analyse en plan van aanpak (indicatie: ± 325 uur)

• Actualiseren en concretiseren van het verbeterplan archiefbeheer;
• Toetsing huidige situatie aan Archiefwet en Woo;
• In kaart brengen van risico’s en prioriteiten;
• Opstellen van een realistisch implementatieplan inclusief planning, capaciteit en middelen;
• Formuleren van organisatorische randvoorwaarden voor aansluiting op het Djuma-project.

 Oplevering uiterlijk: 1 juni 2026.

Fase 2 – Implementatie verbetermaatregelen (indicatie: ± 510 uur)

• Begeleiden en uitvoeren van prioritaire verbetermaatregelen;
• Structureren en optimaliseren van archief- en informatieprocessen;
• Ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden;
• Borgen van rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen;
• Afstemming met interne stakeholders en externe partijen (o.a. Regionaal Historisch Centrum).

Resultaat van de opdracht
De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer:

• Uiterlijk 1 juni 2026 een gedragen en bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak is opgeleverd;
• Prioritaire actiepunten aantoonbaar zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn genomen;
• Verbeteringen in structuur, kwaliteit en borging van informatiebeheer aantoonbaar zijn gerealiseerd;
• Duidelijke randvoorwaarden zijn geformuleerd voor aansluiting op het aansluitende DMS (Djuma)-project.

Aansturing en afstemming
De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met de door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.
De opdrachtnemer bepaalt zelf de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken kaders en doelstellingen. Er is geen sprake van een gezagsverhouding; de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of gemeenschappelijke regeling;
2. Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en gemeentelijke informatiehuishouding;
3. Aantoonbare werkervaring met archiefinspecties en het uitvoeren van verbeterplannen, benoem hiervan concrete voorbeelden;
4. Aantoonbare werkervaring met DMS/zaaksystemen in gemeentelijke context (zoals Djuma of vergelijkbaar).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als specialist Informatiehuishouding; (30 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met het initieren van verbeter voorstellen binnen informatiehuishouding, benoem duidelijk voorbeelden van zelfstandig geïnitieerde verbeteringen; (25 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van een plan van aanpak en dit gefasseerd implementeren; (25 punten)
8. Aantoonbare werkervaring met resultaatgerichte aanpak waarbij impact binnen de organisatie centraal staat; (10 punten)
9. Een maximum uurtarief van € 105,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten én inclusief fee Flextender. (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Doorzettingsvermogen; 
- Tactisch gedrag; 
- Resultaatgericht werken; 
- Samenwerken;
- Organiseren; 
- Kritisch; 
- Analyserend vermogen; 
- Plannen en organiseren. 

Benodigd aantal professionals
1.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling”. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma,di,woe,do,vrij
Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een later te bepalen moment gehouden.De kandidaten die hiervoor uitgenodigd worden ontvangen hieroverbericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). 
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 26 februari 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 27 februari 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 2 maart 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.