Facilitair Coördinator

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Hilversum mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Hilversum. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak, BV, maatschap of Opting-In constructie is).”

Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren

In Hilversum hebben we twee grote gemeentelijke opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden en een kleine locatie in ontwikkeling. Dit betreft ongeveer 400 vluchtelingen in het Thebepand (Thebe 22). Het gebouw is gehuurd tot april 2032. Op de Philipslocatie worden ongeveer 400 vluchtelingen opgevangen. Deze locatie is gehuurd tot november 2027. In december 2025 heeft de gemeente een gebouw aangekocht dat ontwikkeld moet worden tot een opvanglocatie voor 52 Oekraïense ontheemden. Het dagelijks en sociaal beheer (1^e lijn) wordt op het Thebe-gebouw verzorgt door het Leger des Heils en op het Philips-gebouw wordt deze door Magic Match verzorgt. Beide beheerders hebben een vaste huismeester op locatie die de 1e lijns dagelijkse facilitaire dienstverlening op locatie begeleiden, vastleggen in een systeem en op basis daarvan acties uitzetten naar leveranciers. Alle grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en lopen de komende jaren.

Opdracht
Wij zijn op zoek naar eenFacilitair Coördinator die zelfstandig het contractmanagement en dagelijks beheer (2^e lijns werkzaamheden) voor de gebouwen monitort, optimaliseert en begeleidt. Dat gaat in nauwe afstemming met het programmateam Opvang vluchtelingen, waar de Facilitair Coördinator onderdeel van is, het team Facilitair en Huisvesting zorgt voor de bemensing van het programma en is verantwoordelijk voor de huisvesting van gemeente Hilversum waar ambtenaren in gehuisvest zijn, verder zijn ook het team Inkoop en team Financiën van de gemeente Hilversum betrokken bij de opvang van Oekraïense ontheemden.

Er zijn een aantal projecten die de komende maanden opgepakt dienen te worden

• Aanbesteden contract Safety & Security: dit betreft het cameratoezicht voor het gebouw Thebe. Hierbij dient een uitbreiding gerealiseerd te worden op het toegangscontrole systeem (Paxton) voor de uitbreiding van een vleugel en het nieuw gehuurde gebouw;
• Het contract met de stomerij loopt af en dient opnieuw aanbesteed te worden;
• Het contract manbeveiliging loopt af in Juni 2027 en dient opnieuw aanbesteed te worden;
• Verhuisproject aantal vluchtelingen van gebouw Thebe naar nieuwe gebouw;
• Optimalisatie schoonmaakdienstverlening Thebe / Philips.

Facilitair Coordinator vluchtelingenopvang locaties
Functieomschrijving
De Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer en inrichting van de vluchtelingenlocaties binnen de gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het locatiemanagement (dagelijks beheer van de opvanglocaties), de leveranciers, de huismeesters, het programmateam en de collega’s uit het team Facilitair en Huisvesting van de gemeente. Hij of zij

• is verantwoordelijk voor de (facilitaire) contracten ten behoeve van de vluchtelingen opvanglocaties (o.a. beveiliging, schoonmaak, catering, afval);
• herkent de behoefte vanuit het locatiemanagement en de gemeente en hoe de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, zorgt ervoor dat de lopende en nieuw af te sluiten contracten goed blijven aansluiten bij de gebruikersbehoefte;
• is verantwoordelijk voor het vormgeven van en toezien op een juiste implementatie van de in de inkooptrajecten afgesproken dienstverlening en verzorgt de kennisrol bij aanbestedingen (inkoop is de trekker van aanbestedingen);
• bewaakt, analyseert en bestuurt de dienstverlening van de leverancier. Hij of zij verricht hiertoe onder andere leveranciersbeoordelingen en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;
• lost operationele/tactische knelpunten op, past contracten zonodig aan, verzorgt verlengingen en levert rapportages op aan de programma organisatie;
• Uitvoeren van projecten van initiatie tot en met realisatie en evaluatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde hbo-opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of gelijksoortige opleiding;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van contractmanagement facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
3. Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van facilitaire contracten (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Uiterlijk beschikbaar per 1 mei 2026 voor minimaal 32 - 36 uur per week (20 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2^e lijns facilitaire dienstverlening (Benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv) (30 punten).
8. Uitvoeren van aanbestedingen van facilitaire contracten. (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv). (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Crisis en stressbestendig;
- Interculturele sensitiviteit;
- Leiderschap en teamcoaching;
- Organisatievermogen en procesoptimalisatie;
- Stakeholder management en samenwerking.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 17 april 2026, tussen 11:00 uur tot 12:00 uur en 13:00 en 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 15 april 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 7 april 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 8 april 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 13 april 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.