Directiesecretaris/coördinator secretariaat

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente De Bilt mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente De Bilt. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
Je gaat aan de slag in een functie die twee rollen omvat: de rol van directiesecretaris en de rol van coördinator secretariaat. Aan de werkzaamheden die horen bij de rol van directiesecretaris besteed je waarschijnlijk het meeste tijd per week.

De directiesecretaris begeleidt het besluitvormingsproces door DT/MT. Dit omvat onder andere de volgende werkzaamheden:

• De wekelijkse besluitvorming begeleiden door het faciliteren van de aanlevering van de stukken, de agenda op te stellen, de besluiten vast te leggen en samen met het MT te vertalen naar concrete afspraken;
• Overzicht hebben over en sturen op de jaarplanning besluitvorming door DT/MT.

De coördinator secretariaat zet zich in voor het goed functioneren van het (bestuurs)secretariaat bestaande uit 7 collega’s, zorgt voor overzicht en bewaart de rust. Het secretariaat verzorgt de secretariële ondersteuning van de burgemeester, de wethouders, de directie, de drie strategisch managers en verzorgt verder de kabinetszaken en de begeleiding van het besluitvormingsproces door het college. Een omvangrijk takenpakket; wij zoeken dan ook een coördinator die zich bezighoudt met:

• Het bieden van directe begeleiding, ondersteuning en richting aan het secretariaatsteam;
• Het totaaloverzicht hebben en prioriteiten bewaken;
• Vanuit een goed overzicht op de werkprocessen en ieders rol daarin, zorgdragen aan het continu verbeteren van de werkprocessen.

Tot slot ben je ook achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces door het college begeleidt. Je wordt daarom ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf.

Vereisten / knock-outcriteria
1. De inschrijver verklaart onvoorwaardelijk te voldoen aan alle in de uitvraag opgenomen uitvoeringsvoorwaarden;
2. Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling;
3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
4. Aantoonbaar beschikbaar op woensdagochtend tot 12:30 uur ivm MT-vergadering;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als coördinerende/leidinggevende bij een (bestuurs-)secretariaat (20 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente (20 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling (20 punten);
8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces en met een bestuurlijk informatiesysteem (BIS); noem het systeem in je CV (20 punten)
9. Uiterlijk beschikbaar per 20 april 2026 voor 32 uur per week (10 punten)
10. Aantoonbaar beschikbaar op maandag, woensdag (in ieder geval de ochtend ivm MT-vergadering) en donderdag (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• natuurlijk leider
• in staat een team uit te dagen om verder te groeien
• oog voor de wensen van het MT en B&W
• energie krijgen van een team in opbouw
• analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijftien (15) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijftien (15) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in ieder geval maandag, woensdag en donderdag; vierde werkdag bij voorkeur op dinsdag maar vrijdag kan eventueel ook
Is hybride werken mogelijk: nee/zeer beperkt

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 15 april 2026, in de middag. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 13 april 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot en met woensdag 8 april 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 9 april 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot en met maandag 13 april 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.