Salarisadministrateur

Organisatie
Elburg is een gemeente van bijna 24.000 inwoners met de Veluwe en randmeren binnen handbereik. De haven- en Hanzestad Elburg, Doornspijk, t ’Harde, Oostendorp en de Hoge Enk zijn aantrekkelijke kernen waar het prettig wonen, werken en verblijven is.

Als gemeente koesteren wij ons rijke verleden, maar kijken we óók naar de toekomst. Elburg bouwt aan een gemeente waar iedereen de kans heeft om vorm te geven aan zijn of haar toekomstdroom. We willen aan de slag in en met Elburg. We hebben ruim 230 medewerkers in dienst en hanteren een platte organisatiestructuur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en vier domeinen: Dienstverlening, Samenleving, Leefomgeving en Bedrijfsvoering. Binnen de domeinen werken we met zelforganiserende teams. Benieuwd hoe het is om bij de gemeente Elburg te werken? Je leest er alles over op werkenbijelburg.nl. 

Opdracht
De opdracht richt zich op het zelfstandig uitvoeren en door ontwikkelen van de personeels- en salarisadministratie binnen de organisatie, in een periode van organisatorische en systeemtechnische veranderingen.

De opdrachtnemer levert een belangrijke inhoudelijke bijdrage aan deze trajecten en zorgt voor continuïteit en kwaliteit van de salarisadministratie.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het realiseren van de volgende resultaten:

1. Personeels- en salarisadministratie
   • Zorgdragen voor een juiste, volledige en tijdige verwerking van personeels- en salarisadministratie;
   • Verwerken van mutaties, waaronder bijzondere verlofregelingen (zoals ouderschapsverlof);
   • Verzorgen van afdrachten en gegevensleveringen (o.a. ABP, loonheffingen en sociale premies);
   • Beheren van salaris gerelateerde regelingen zoals IKB, verlofberekeningen en inhoudingen;
   • Opleveren van rapportages en controles, waaronder managementinformatie en accountantscontroles.
2. Formatie en budgettering
   • Opstellen en analyseren van personeelskostenbegrotingen;
   • Monitoren van bezetting, vacatureruimte en loonkostenontwikkeling;
   • Uitvoeren van kostenanalyses op eigen personeel en inhuur;
   • Vergelijken van begrote en gerealiseerde loonkosten en signaleren van afwijkingen.
3. Wet- en regelgeving
   • Zorgdragen voor correcte toepassing van relevante wet- en regelgeving, waaronder WNT en WKR;
   • Verzorgen van verplichte gegevensleveringen (o.a. CBS, IB-47, personeelsmonitor).
4. Tijdsregistratie en managementinformatie
   • Beheren en optimaliseren van tijdregistratiesystemen (o.a. TIM);
   • Genereren van betrouwbare managementinformatie op basis van personeels- en tijdsdata.
5. Procesoptimalisatie en inrichting
   • Inrichten van een nieuwe salarisadministratie in het kader van de verzelfstandiging;
   • Leveren van een inhoudelijke bijdrage aan de migratie naar Motion 2.0;
   • Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in processen en administratieve inrichting;
   • Opstellen en actualiseren van formulieren en werkwijzen.

De opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig uit en levert een actieve bijdrage aan de doorontwikkeling van de salarisadministratie binnen de organisatie.

Resultaatafspraken

• Een tijdige en correcte salarisverwerking gedurende de opdrachtperiode;
• Een ingerichte en werkende salarisadministratie voor het verzelfstandigde organisatieonderdeel;
• Een succesvolle bijdrage aan de migratie naar Motion 2.0;
• Inzichtelijke en bruikbare rapportages op het gebied van personeelskosten en bezetting;
• Aantoonbare procesverbeteringen binnen de personeels- en salarisadministratie.

Randvoorwaarden

• De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en naar eigen inzicht uit, binnen de afgesproken kaders;
• Er is geen sprake van een gezagsverhouding; de opdrachtgever stuurt op resultaat;
• De opdrachtnemer bepaalt zelf de inrichting en uitvoering van de werkzaamheden;
• Voor afstemming en samenwerking kan fysieke aanwezigheid op locatie wenselijk zijn. De frequentie wordt in onderling overleg bepaald, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden;
• De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor eigen middelen en uitvoering.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met personeels- en salarisadministratie binnen een gemeentelijke organisatie;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 of hbo-niveau in een relevante richting (bijv. PDL/HRM/Finance);
3. Aantoonbare werkervaring met salarisadministratiesystemen binnen de overheid (bij voorkeur Motion/BCS of vergelijkbaar);
4. Aantoonbare werkervaring met toepassing van wet- en regelgeving zoals WNT en WKR;
5. Beschikbaarheid voor gemiddeld 32-36 uur per week.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met personeels- en salarisadministratie binnen een gemeentelijke organisatie (30 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met systeemmigraties (bij voorkeur Motion/BCS) (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het inrichten of herinrichten van een salarisadministratie (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met formatiebeheer, personeelsbegrotingen en loonkostenanalyse (15 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met tijdregistratiesystemen (bijv. TIM) en managementinformatie (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Analytisch en nauwkeurig;
• Probleemoplossend vermogen;
• Adviesvaardigheden;
• Communicatief sterk;
• Zelfstandig en resultaatgericht.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegfund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja, in overleg. Voor een effectieve uitvoering van de opdracht kanfysieke aanwezigheid op locatie wenselijk zijn, bijvoorbeeld ten behoeve van afstemming en samenwerking. De frequentie en invulling hiervan worden in onderling overleg bepaald en zijn afhankelijk van de aard en voortgang van de opdracht.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 20 april 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 17 april bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• De opdrachtgever hanteert het Bring Your Own Device-principe. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 13 april 2026, tot 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 14 april 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 16 april 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.