Medewerker Bestuurssecretariaat

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Wageningen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Wageningen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak, BV, maatschap of Opting-In constructie is).”

Opdrachtgever
Wageningen is al jarenlang een van de beste overheidsorganisaties! Wageningen is de stad van de vrijheid met een sociaal gezicht en trotse inwoners. Typerend voor de werkcultuur is het eigenzinnige karakter en het werken vanuit het hart. Wageningen bied je een omgeving waar je je werk met plezier kunt doen. Binnen de organisatie wordt veel gedaan aan vitaliteit en duurzaamheid. Bij ons krijg je de ruimte om je werk op jouw manier in te vullen. Of je nu nieuwe ideeën hebt voor een duurzamer beheer van de buitenruimte, of actief mee wilt denken over hoe we onze wijken nog mooier maken: jouw bijdrage doet ertoe. Kom werken in Wageningen, waar vrijheid en betrokkenheid samenkomen.

Opdracht
Wil jij een centrale rol spelen in het bestuur van de gemeente Wageningen? Als Medewerker Bestuurssecretariaat van het College van B&W zorg je voor een vlekkeloze planning en documentatie. Samenwerken in ons energieke team staat centraal, waarbij je bijdraagt aan een open en efficiënt lokaal bestuur.

Wat ga je doen?

Je hebt binnen deze functie meerdere taken:

• Je ondersteunt de wethouders in teamverband.
• Je beheert de agenda in Outlook.
• Je beoordeelt correspondentie/mail en uitnodigingen. Hierbij maak je een inschatting van urgentie en waar mogelijk handel je op eigen initiatief (in afstemming) één en ander af.
• Je ontvangt bezoekers, regelt vergaderruimtes en vergaderfaciliteiten.
• Je onderhoudt telefonisch contact zowel intern als extern namens college B&W.
• Je zorgt dat de wethouder(s) tijdig beschikt over de volledige vergaderstukken.
• Je zorgt ervoor dat de coördinatie en samenwerking met bestuursadviseur, kabinet en communicatie goed en soepel verlopen.
• Je zorgt samen voor continuïteit en vervanging van het bestuurssecretariaat bij afwezigheid van collega’s.
• Afhankelijk van het aantal uren dat je wilt werken is het ook mogelijk dat er andere administratieve en secretariële taken worden toegevoegd aan de functie. Te denken valt aan ondersteuning van een opgaveleider, B&W vergadering.

Als medewerker bestuurssecretariaat werk je binnen het afdeling Facilitair. Hier werken ongeveer 70 collega’s binnen 5 teams, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor alle ondersteunende, faciliterende en uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot onze interne en externe klanten. Als medewerker bestuurssecretariaat kom je te werken bij het team secretariaat. 

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker Bestuurssecretariaat;
3. Aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstelling;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Een maximum uurtarief exclusief btw, inclusief reiskosten, woon-werkverkeer, parkeerkosten en Flextender fee (50 punten);
a. tot € 80,- (50 punten);
b. van € 81,- tot € 90,- (25 punten);
c. Meer dan € 90,- (0 punten);
5. Aantoonbare werkervaring bij een gemeente (50 punten).

Competenties

• Bestuurlijk sensitief
• Ervaring in het werken in een hectische, veeleisende en dynamische omgeving
• Flexibiliteit en stressbestendigheid
• Je moet planmatig en nauwkeurig kunnen werken.

Benodigd aantal professionals
1.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisenFlextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: 5 cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”. 

De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. 

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. 
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. 

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. 

Functieschaal 
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. 

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. 
Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv. 

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ja 
Is hybride werken mogelijk: Ma-vrij > donderdag en vrijdag verplicht 

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 15 april 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 14 april 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. 

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. 
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen Laptop 
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. 

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 9 april 2026, 09:00. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 10 april 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. 

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 13 april 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.