Manager Projectbeheersing

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Zeist mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Zeist. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Over deze opdracht

Zeist is een gemeente in beweging. We werken aan een mooier, duurzamer en toekomstbestendig Zeist: van de herinrichting van wegen en riolering tot klimaatadaptatie en een kwalitatief hoogwaardige openbare ruimte. Onze projectmanagers sturen een gevarieerde portefeuille aan projecten aan binnen het IPM-model.

Om die projecten goed te beheersen zoeken wij een ervaren en zelfstandige Manager Projectbeheersing (MPB). Iemand die niet alleen de financiën, planning en risico’s op orde houdt, maar ook een stevige sparringpartner is voor de projectmanager. Je werkt gelijktijdig in meerdere projectteams en bent het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies.

Positie in de organisatie

Je werkt als zelfstandig lid van de projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ten behoeve van de sturing. Voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau werk je nauw samen met de interne financieel projectadviseur.

Takenpakket

Rapportage en voortgangsbewaking

Je stelt integrale voortgangs- en risicorapportages op ten behoeve van de projectmanager en stuurt op openstaande acties. Wijzigingen in scope, tijd en geld signaleer je tijdig, registreer je en vertaal je naar sturing en verantwoording. Je bereidt projectoverleggen inhoudelijk voor en bewaakt de voortgang van acties en besluitvorming.

Planning en risicomanagement

Je stelt projectplanningen op en bewaakt deze actief. Samen met de projectmanager organiseer en begeleid je risicosessies voor het opstellen en periodiek actualiseren van het risicodossier. Risico’s breng je actief in tijdens de projectteamoverleggen.

Financieel projectbeheer

Je voert het financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen van aannemers en ingenieursbureaus op kostenpost, termijn en geleverde prestatie. SSK-ramingen worden door de bureaus opgesteld; je coördineert dit proces en bewaakt de aansluiting op het projectbudget.

Subsidiebeheer per project

Je handelt subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen zelfstandig af. Je stelt het activiteitenverslag en het financieel subsidieoverzicht op, zet documentatie klaar voor de accountant en verwerkt SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling.

Digitale projectomgevingen en dossiervorming

Je beheert de digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina’s) en bent eindverantwoordelijk voor het projectdossier: verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen en correspondentie met externen. Opleverdossiers controleer je op volledigheid en draag je over aan beheer.

Aanbestedingsondersteuning

Je ondersteunt aanbestedingstrajecten: verzorgt de planning, stemt af met de inkoopafdeling, organiseert informatiesessies, stelt nota’s van inlichtingen op en verzorgt communicatie via TenderNed.

Verwachte resultaten

• Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico’s, kwaliteit)
• Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project
• Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling
• Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief
• Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van een bedrijfseconomische of technische opleiding;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring met financiel projectbeheer in de fysieke leefomgeving (infra, riolering, wegen, groen);
5. Aantoonbare werkervaring met het IPM-model (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is);
6. Aantoonbare werkervaring met subsidieprocessen (aanvragen, wijzigen, vaststellen – provincie of rijk) (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is);
7. Aantoonbare werkervaring met financiële systemen als Cognos, Financials of vergelijkbaar (benoem aan de hand van 2 voorbeelden in het cv hoe hier aan voldaan is);
8. Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
9. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met integrale projectrapportages (scope/tijd/geld/risico) in IPM-context (25 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met subsidieverantwoording (SISA, provinciale subsidies) (10 punten);
12. Aantoonbare werkervaring bij een gemeente vergelijkbaar met Zeist (40.000–100.000 inwoners) (10 punten);
13. Aantoonbare werkervaring met aanbestedingsondersteuning (TenderNed, NvI, planning) (20 punten);
14. Aantoonbare werkervaring met meerdere gelijktijdige projectteams (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Compententies
- Integraal denken: je houdt overzicht op scope, tijd, geld en risico’s tegelijkertijd
- Proactief signaleren: je herkent wijzigingen en afwijkingen tijdig en benoemt ze
- Stevige sparringpartner: je adviseert de projectmanager gevraagd en ongevraagd, ook bij lastige boodschappen
- Nauwkeurig en gestructureerd: sterk in financiële administratie, dossiervorming en procesopvolging
- Samenwerken: je schakelt soepel tussen meerdere projectteams en disciplines
- Organisatiesensitief: je begrijpt de politiek-bestuurlijke context van een gemeente

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.

Stap 2: Selectie 3 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 3 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1. 

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr 
Is hybride werken mogelijk: Nee

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden op een later moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 20 mei 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 21 mei 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 26 mei 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.