Projectleider/Procesregisseur Vluchtelingenopvang Oekraïners

Organisatie
Kaag en Braassem is een kleine organisatie in een uitgestrekt gebied, midden in het Groene Hart. De gemeente telt elf dorpskernen rondom het vele groen, mooie molens én de twee grote wateren het Braassemermeer en de Kagerplassen. Sport, verenigingsleven, bloementeelt en hart voor historie zijn enkele kenmerken van de gemeente en haar inwoners.

Opdracht
Bij de gemeente Kaag en Braassem ligt er een cruciale verantwoordelijkheid voor de opvang en huisvesting van vluchtelingen. Het gaat dan zowel om de opvang van asielzoekers, vluchtelingen uit de Oekraïne als gevolg van de oorlog en de huisvesting van statushouders (personen die al een status hebben om in NL te mogen blijven).

In Kaag en Braassem wordt op 4 gemeentelijke locaties (GOO) opvang geboden aan ongeveer 165 vluchtelingen uit Oekraïne. De gemeente hecht eraan dat de bewoners een zo normaal en zelfstandig mogelijk bestaan leiden. Van de procesregisseur wordt verwacht dat hij/zij deze gedachte uitdraagt richting bewoners en in samenwerking met hen en overige belanghebbenden, waaronder omwonenden, in de praktijk ten uitvoer brengt. Locatiebeheer en de begeleiding van bewoners en vrijwilligers is in handen van een locatie coördinator (32 uur per week), in dienst van de welzijnsstichting “De Driemaster”.

· Beheer van externe contacten: vooral de welzijnsstichting, eigenaren van locaties en buurtbewoners/initiatieven.

· Regionale afstemming, waaronder participeren in het locatiehoofden overleg

· Begeleiden van aanvraag rijksbijdragen en SISA-verantwoording, en afstemming met financieel medewerker t.a.v. uitkering leefgeld en eigen bijdrage van bewoners.

· Afstemming met de gemeentesecretaris (ambtelijk opdrachtgever) en bestuurlijke afstemming met het college van B&W

· (Mede-)zorgdragen voor inbedding van landelijk beleid in de gemeentelijke organisatie, waaronder in eerste instantie een nieuwe financieringssystematiek (doelgroep-gericht) die vanaf 1 juli 2026 wordt ingevoerd.

· Afstemmen en adviseren over opvang en huisvestingsmogelijkheden;

· Het beheersen en managen van de verwachtingen en behoeften van diverse stakeholders, zoals bedrijven, ondernemers, belangenverenigingen, burgerinitiatieven en lokale handhavingsorganen zoals de politie.

· Actief betrokken zijn bij veiligheidskwesties en buurtbemiddeling.

· Leiden en coördineren van gerelateerde projecten en initiatieven binnen de gemeente.

Naast de kernverantwoordelijkheden rondom de vluchtelingenopvang kunnen ook andere werkzaamheden voorkomen die te maken hebben met de permanente bewoning in recreatiewoningen. Zo fungeer je als projectleider/aanjager, breng je vakcollega's bij elkaar, ben je vertegenwoordiger richting het college en de raad en richting de inwoners c.q. parkeigenaren en waar nodig stel je zelf stukken op, zoals een raadsinformatiebrief of college – en raadsvoorstellen.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop (deze mag niet ouder zijn dan 2019)
2. Aantoonbare werkervaring als projectleider of procesregisseur op het gebied van huisvesting, vluchtelingen of participatie;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met de opvang en huisvesting van vluchtelingen;

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider/procesregisseur binnen een gemeentelijke instelling (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met projecten rondom vluchtelingenopvang en huisvesting (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het werken binnen crisisopgaves, benoem duidelijk in het cv waar deze ervaring is opgedaan (15 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met samenwerkingsprocessen waarbij de belangen van diverse stakeholders in acht worden genomen, benoem hiervan een voorbeeld in het cv (20 punten);
8. Aantoonbare kennis van de lokale situatie binnen de gemeente Kaag en Braassem, licht dit toe doormiddel van een korte motivatie (5 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Leiderschap: in staat zijn om een team te leiden, te motiveren en aan te sturen.
• Communicatie: effectief kunnen communiceren met een breed scala aan stakeholders.
• Analytisch vermogen: het kunnen beoordelen en begrijpen van complexe situaties en processen.
• Probleemoplossend: proactief en innovatief kunnen handelen in het licht van uitdagingen.
• Samenwerking: het vermogen om effectief samen te werken met interne en externe partijen.
• Aanpassingsvermogen: het vermogen om te navigeren in een dynamische en veranderende omgeving.
• Besluitvaardigheid: beslissingen kunnen nemen, zelfs onder druk.
• Netwerken: het vermogen om effectieve relaties op te bouwen en te onderhouden binnen de gemeente en daarbuiten.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.

Stap 2: Selectie (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 2 juli van 15.00-17.00 . De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 1 juli bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 25 juni 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 26 juni 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kun je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kun je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 30 juni 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kun je reageren.