Coach IT-Projectleider Aanbesteding zaaksysteem

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en gemeente Zoetermeer mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Zoetermeer. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.

Conform de aangepaste afspraken rondom payrolling voor gemeenten, is het niet mogelijk op te reageren via een payroll constructie.

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Binnen de Gemeente Zoetermeer is de afdeling Informatie en Automatisering verantwoordelijk voor de technische ondersteuning van de rest van de organisatie. Binnen de afdeling heerst een collegiale sfeer. Iedereen is bereid om elkaar te helpen. Maar we zijn vooral gedreven om onze projecten goed uit te voeren, voor de collega’s, het bestuur en de burgers. De manager stuurt niet op inhoud maar vooral op voortgang en proces. Het moderne stadhuis stimuleert ontmoetingen en onderlinge samenwerking en je bent flexibel in het zoeken van je werkplek. Voor deze specifiek opdracht word je ingehuurd door het team Informatiebeheer in samenwerking met team Advies en Projecten. Beiden onderdeel van de afdeling Informatie en Automatisering.

Opdracht
Zoetermeer wil inzetten op een transitie naar een Common Ground architectuur, waarbinnen de aanbesteding van het zaaksysteem de eerste grote transitie betekent. We willen onze projectmanagers ervaring laten opdoen met het begeleiden van een dergelijke aanbesteding en de randzaken die daarbij komen kijken. Daarin willen we ze laten begeleiden door een ervaren coach, die kennis heeft van aanbesteden, zaaksystemen en Common Ground.

Zijn het begeleiden Europese aanbestedingen voor jou gesneden koek? Ben je bekend met Common ground en denk je daar graag over mee? Wij zoeken een ervaren coach die ons kan ontzorgen en die de projectmanagers van het traject van aanbesteding tot implementatie kan begeleiden en van (schriftelijke) feedback kan voorzien.

Goede dienstverlening en efficiënte uitvoering vormen de basis waarop we in Zoetermeer werken voor de burger en werken aan de stad. Dat doen we steeds meer zaakgericht: projectmatig, gestructureerd, procesgericht en met maximaal gebruik van digitalisering. Als ervaren coach zorg je samen met de projectmanagers van de afdeling Informatie en Automatisering voor een heldere scope van het project Vervanging Zaaksysteem. Dat betekent dat je ruime kennis en ervaring hebt met het begeleiden van Europese aanbestedingen en het implementeren van zaaksystemen bij voorkeur binnen gemeentes.

Je bent goed in staat om deze kennis over te brengen, zodat dit resulteert in een heldere scope en opdrachtformulering. Je hebt kennis van de mogelijkheden die Common Ground biedt.

Risico’s signaleer je tijdig en je doet verbetervoorstellen met duidelijke opties en gevraagde besluiten.

Voldoe je aan deze omschrijving en ben je beschikbaar voor 4 uur per week vanaf 1 september (dagen en tijden in overleg)? Dan zoeken we jou! 

Vereisten / knock-out criteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
3. De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt;
4. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in het begeleiden van Europese aanbestedingstrajecten binnen een overheidsorganisatie;
6. Aantoonbare werkervaring als projectleider of inkoopadviseur met de inkoop en/of implementatie van zaaksystemen;
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het coachen van junior collega’s op het gebied van inkoop.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

8. Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding in de richting van IT (10 punten);
9. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als inkoopadviseur met het coachen van junior collega’s in de afgelopen 7 jaar (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met de implementatie van vakapplicaties volgens Common Ground principes, benoem een concrete opdracht waar deze werkervaring is opgedaan (20 punten);
11. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectleider van implementatie van zaaksystemen binnen een gemeente(20 punten);
12. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het begeleiden van Europese aanbestedingstrajecten binnen een gemeente (20 punten);
13. Uurprijs van maximaal € 120,00 (incl. reiskosten en fee Flextender / excl. BTW) (10 punten).

Competenties

• Analytisch;
• Open persoonlijkheid;
• Communicatief vaardig;
• Daadkrachtig;
• Empathisch;
• Stressbestendig; 
• Probleemoplossend.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 5 CV's die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.
De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de 5 geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:
1.Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2.Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 12 (nieuwe structuur).

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals: 
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: vrijdag. 

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 3 juli 2026 van 09:30 uur tot 11:30 uur. Eventuele tweede datum gesprekken: woensdag 8 juli 2026 van 09:30 tot 11:30. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 2 juli 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 29 juni 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op dinsdag 30 juni 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 1 juli 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.