Procesmanager sociaale invulling dorpshuis Den Dolder

Uitvoeringsvoorwaarde – arbeidsrelatie en wijze van uitvoering
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever.
De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving.
Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd.
Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Opdracht
In Den Dolder wordt een nieuw dorpshuis gerealiseerd. Op 11 november 2025 heeft de gemeenteraad dit besloten en hiervoor middelen beschikbaar gesteld. De behoefte aan een centrale plek voor het dorp en de omliggende kernen leeft al ruim vijftien jaar. Het dorpshuis wordt een laagdrempelige en toegankelijke plek voor een breed publiek: een dorpshuis voor en door Den Doldenaren. Een plek voor spontane ontmoeting, activiteiten en sociale voorzieningen. De gemeente heeft de Maria Christina Kerk aangekocht om in het bijgebouw een dorpshuis te realiseren.

Dorpshuis zoveel mogelijk voor en door bewoners
De gemeente wil een dorpshuis voor en door inwoners van Den Dolder. De welzijnsorganisatie MeanderOmnium heeft bij andere wijkcentra de opdracht om het sociaal beheer en programma te organiseren. Voor dít dorpshuis willen we onderzoeken welke gemeenschapskracht aanwezig is in Den Dolder om het dorpshuis – of onderdelen daarvan – zelf te beheren en/of activiteiten te organiseren. Inwoners hebben aangegeven te willen meedenken en mogelijk mee te doen in beheer, programmering en organisatie.

Rol welzijnsorganisatie MeanderOmnium

• MeanderOmnium levert al jaren opbouwwerk, jongeren‑ en kinderwerk én heeft zelf ook een ontmoetingsplek met vrijwilligers in Den Dolder Ze is dus ook zelf direct belanghebbende. In ieder geval als het gaat om de ontmoetingsplek (het huidige wijksteunpunt Pelita). 
• MeanderOmnium is betrokken bij de totstandkoming van deze opdracht om te zoeken naar een neutrale en objectieve externe procesbegeleider.
• Afhankelijk waar de verkenning met de inwoners op uitkomt, kan MeanderOmnium onderdelen van het sociaal beheer en/of activiteitenprogramma op zich nemen.

Opdracht
Het doel is om binnen twee jaar te komen tot een duurzame organisatie- en beheerconstructie voor het sociaal beheer en activiteitenprogramma van het dorpshuis, gedragen door inwoners en waar nodig ondersteund door de welzijnsorganisatie MeanderOmnium. Hiervoor wil de gemeente een externe procesbegeleider inzetten om dit proces te begeleiden.

Gemeentelijke kaders voor de verkenning
De verkenning dient plaats te vinden binnen de volgende uitgangspunten:

• Algemeen: een duurzame constructie die toekomstbestendig voor minimaal 15 jaar.
• Een organisatie- en beheerconstructie gericht op continuïteit.
• Toegankelijk voor alle doelgroepen (in sociale, fysieke en culturele zin).
• Financieel kader vanuit de gemeente: de gemeente heeft een concept exploitatiebegroting met daarin opgenomen de uren voor het sociaal beheer en welke aanvullende subsidie nodig is om het dorpshuis te draaien.
• Bewonersparticipatie centraal: gedragen door inwoners, met een rol voor de welzijnsorganisatie MeanderOmnium in begeleiding.

Binnen 1,5 jaar moet er een gedragen voorstel liggen met: 

• Indien nodig rechtsvorm (bv. stichting)
• Bestuur/organisatie
• Een eerste basisactiviteitenprogramma, ontwikkeld met inwoners en organisaties.
• Financieel plan, afspraken over samenwerking gemeente, zowel in deze projectfase als na in gebruik name van het dorpshuis.

Hoofdopzet aanpak project
De externe procesbegeleider werkt nauw samen met de aanwezige opbouwwerker MeanderOmnium, zodat signalen en initiatieven uit de gemeenschap goed kunnen worden verbonden met het proces richting beheer- en organisatievorm. En werkt goed samen met de projectmanager van de gemeente Zeist.

1. Externe procesbegeleider: het begeleiden van het proces met bewoners en organisaties richting het nieuwe dorpshuis en uitwerken scenario’s beheer en organisatie.
2. Opbouwwerker MeanderOmnium: aanwezig in het dorp, opbouwen en onderhouden van relaties, zichtbaar maken van initiatieven en gemeenschapskracht, verbinden van bewoners en organisaties en voeden van het proces met signalen en ontwikkelingen uit het dorp.
3. Projectmanager gemeente Zeist: verbouwing tot dorpshuis, aanspreekpunt voor gemeente gerelateerde zaken voor zowel fysieke als sociale ontwikkeling. Ook voor ondersteuningsvraag voor oprichten beheer-/organisatievormen. 

Ervaren en leren
De gemeente Zeist heeft niet eerder een dergelijke sociale aanpak gehanteerd voor het opzetten van een nieuw dorpshuis/wijkcentrum. De aanpak is daarom lerend en iteratief. Er is geen vooraf vaststaand activiteitenprogramma of blauwdruk voor governance en beheer (organisatievorm of takenverdeling). Tegelijkertijd willen we als gemeente bij de opening van het dorpshuis dat een bepaalde mate van levendigheid en reuring is en dat het sociaal beheer belegd is. Zie ook gemeentelijke kaders.

Planning en fasering op hoofdlijnen:

• Start opdracht: augustus 2026.
• Concept activiteitenprogramma en governance-/beheerconstructie: eind 2027.
• Overgangsperiode/overdrachtsperiode: eerste helft 2028, in overleg.
• Dorpshuis gereed: medio 2028.

Goed om te weten. We houden 15 juli een bewonersavond om de inwoners in Den Dolder te informeren over de locatie, hoe het proces en de planning eruit zien en om vragen te stellen. Mogelijk is het relevant om hierbij aan wezig te zijn. Dit is aan de procesbegeleider om te bepalen of dit relevant is voor het proces.

De duur van de opdracht is hiermee ongeveer 1,5 jaar.

Succescriteria 

• Constructieve samenwerking tussen bewoners, organisaties en gemeente in het proces richting een duurzame beheerstructuur. 
• Een groeiende en diverse groep inwoners en organisaties die actief betrokken is bij het dorpshuis en initiatieven neemt voor activiteiten en gebruik. 
• Een gezamenlijk ontwikkelde governance structuur voor de toekomstige organisatie en het sociaal beheer van het dorpshuis. 
• Concreet beeld van haalbare organisatievormen en bijbehorende randvoorwaarden. 
• Heldere proces en financiële scenario’s. 
• De externe procesbegeleider moet kennis en ervaring hebben met gemeenschapsgericht werken, goede stakeholders analyse en daartoe kunnen handelen. Stevigheid in het gespreksvoeren en regie op het proces in verband met een sterke vertegenwoordiging van (inwoners)groepen/partijen. 

Uitvraag

1. We ontvangen graag een (grove) opzet van een beoogde visie, aanpak en fasering van de externe procesbegeleider, met daarin aandacht voor:

• De duur van de opdracht; 1,5 jaar is lang, maar deze tijd is onzes inziens ook nodig. Het formeel vastleggen van de governance structuur kan veel tijd kosten en dit moet tijdig opgepakt worden.
• De balans tussen gemeenschapskracht en planmatig toewerken naar opening dorpshuis met beheerstructuur en basis.

2. Inschatting van het aantal uren per fase.
3. Een Curriculum Vitae (CV) waaruit duidelijk naar voren komt de ervaring en expertise met dergelijk opdrachten als die voor de Sociale aanpak en beheer van het toekomstige dorpshuis Den Dolder.

Organisatorische kaders

• De opdracht valt onder direct leiding en toezicht van de gemeente

Vereisten / knock-outcriteria

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar als procesbegeleider/ projectleider op het gebied van RO; 
3. Aantoonbare werkervaring met participatietrajecten met bewoners (co-creatie, bottom-up ontwikkeling).
4. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen van governance- en/of beheerstructuren (bijvoorbeeld stichting, coöperatie, wijkorganisatie);
5. Aantoonbaar beschikbaar voor de beoogde opdrachtperiode (augustus 2026 – eind 2027) en gemiddeld inzetbaar volgens de gevraagde fasering.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

6. De kandidaat is onafhankelijk en heeft geen directe binding met betrokken partijen in Den Dolder (15 punten);
7. Toegevoegde opzet van een beoogde visie, aanpak en fasering van de externe procesbegeleider (zie hierboven) (15 punten);
8. Aantoonbare werkervaring als projectmanager RO op het gebied van sociale programmering en/of beheer van wijk-/dorpshuizen (30 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met bewonersparticipatie en activeren van gemeenschappen (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met met stakeholdermanagement en omgaan met tegengestelde belangen (12 punten);
11. Aantoonbare inschatting van de haalbaarheid van fasering en ureninschatting (realistische urenverdeling per fase + aansluiting bij planning en mijlpalen) (8 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Verbindend vermogen: Kan verschillende groepen (bewoners, organisaties, gemeente) samenbrengen en samenwerking bevorderen.
• Stevigheid en onafhankelijkheid: Kan omgaan met weerstand, tegengestelde belangen en druk vanuit stakeholders.
• Procesregie en structurerend vermogen: Houdt overzicht, bewaakt voortgang en stuurt op resultaat in een complex en lerend proces.
• Omgevingssensitiviteit: Is zich bewust van bestuurlijke, maatschappelijke en relationele verhoudingen en handelt hiernaar.
• Communicatieve vaardigheden: Sterk in luisteren, doorvragen, presenteren en het begeleiden van groepsprocessen.
• Resultaatgerichtheid: Werkt doelgericht toe naar concrete producten: governance voorstel, activiteitenprogramma, etc, 
• Analytisch vermogen: Kan belangen, netwerken en scenario’s goed in kaart brengen en vertalen naar keuzes.
• Flexibiliteit en lerend vermogen: Kan schakelen binnen een lerend proces zonder vaste blauwdruk;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.

Stap 2: Selectie 5 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 100. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1. 

Offerte-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 6 juli 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 3 juli 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 30 juni 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 1 juli 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 2 juli 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.