Administratief Medewerker Doorstroompunt

Afdeling

Het team van Leerplicht/Doorstroompunt is onderdeel van de afdeling Samenleving. Binnen dit domein werken wij nauw samen met elkaar zodat wij de beste ondersteuning kunnen bieden aan de inwoners van onze gemeente. Ons team bestaat uit leerplichtambtenaren, Doorstroompuntcoaches en administratief medewerkers. Wij zoeken een administratief medewerker die tijdelijk ons team komt versterken. Naast het open, oprechte manier van omgang met elkaar, is hard werken, hard lachen maar vooral samenwerken om er echt toe te doen is ons motto!

Opdracht

De administratief medewerker ondersteunt het team Leerplicht door het nauwkeurig verwerken van meldingen, beheren van administratieve processen, het onderhouden van contacten en het bewaken van een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze. Het doel is een professionele ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches, zodat zij zich kunnen richten op hun wettelijke taken.

Taken

• Administratieve ondersteuning en werkprocessen

• Dagelijkse representatief en fysieke ondersteuning van de leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches

• Verdelen van de verzuim en VSV meldingen vanuit DUO

• Een eerste onderzoek verrichten in de werkprocessen t.b.v. een aantal leerplicht en RMC wetten

• Het kunnen monitoren van de lopende vrijstellingen en hierop te kunnen anticiperen

• Het administratief afhandelen van de Processen verbaal

• Het uitvoeren van secretariële werkzaamheden t.b.v. het team

• Deelname aan werkoverleggen intern en extern

• Overzichten verstrekken over verzuimmeldingen t.b.v. een overzicht

• Onderzoeken Burgerzaken kunnen aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht

• Ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor de senior leerplicht en DSP, de kwaliteitsmedewerker en de manager

• Hand en spandiensten LP/DSP

• Aanvullen van de voorraden t.b.v. de algemene administratieve afhandelingen

• Kennis van de wet WPG en hiernaar kunnen handelen

• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja

• Communicatie en contactbeheer

• Beheren van de algemene mailbox en telefoon

• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO

• Afwegen en enkelvoudige vragen kunnen beantwoorden/registreren van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; indien nodig doorverwijzen naar de desbetreffende medewerker

• Representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails)

• Contact met verzuimmedewerkers van de scholen

Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen

• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken)

• Bijdrage leveren aan het veranderproces en aan de optimalisatie van de veranderende vraagstukken t.b.v. de ontwikkeling

• Het beheren van het Zaaksysteem voor administratie

Planning, organisatie en teamondersteuning

• Fysieke aanwezigheid op kantoor

• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes

• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender

• Overzichten maken van meldingen en verdeling onder medewerkers

• Bewaken van een gelijkmatige verdeling van meldingen (DSP, VSV, verzuim)

Ondersteunen van senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.

Resultaatafspraken

De administratief medewerker zorgt voor:

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van de buitenscholen)

• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern

• Actuele en volledige registratie in de systemen

• Efficiënte administratieve processen, met oog voor verbetering

• Proactieve signalering van risico’s en knelpunten

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen

• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende

• De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten

• Er wordt gewerkt in teamverband