Coördinator Patientplanproces

Voor het Spaarne Gasthuis zijn wij op zoek naar een Coördinator Patientplanproces op de afdeling Interne Geneeskunde (24-36 uur per week).

Wij zoeken: een kandidaat die zowel analyse en implementatie kan doen. Dit houdt in dat de kandidaat beschikt over sterke analytische vaardigheden en dit kan vertalen naar operationele processen, inclusief risico’s en impact op deze processen, om dit vervolgens te implementeren.

Wat je doet: Het optimaliseren en uniformeren van het planproces van patiënten, van verwijzing tot afronding van de polibehandeling, door inzicht te creëren in de huidige werkwijzen, communicatie en patiëntstromen en door het implementeren van een toekomstbestendig proces dat efficiëntie en patiënttevredenheid maximaliseert.

• 1) Inzicht creëren in de huidige werkwijzen, communicatie en patiëntstromen.

• 2) Implementeren van een toekomstbestendig proces dat efficiëntie en patiënttevredenheid maximaliseert.

Belangrijk: geen adviesrapport, maar een hands-on vertaling naar operationele acties.

Probleemstelling

Er bestaan verschillende werkprocessen op de polikliniek, waardoor er onduidelijkheid ontstaat over werkwijze, patiëntenstromen en communicatie wat leidt tot suboptimale inzet van onze schaarse polimedewerkers. Het huidige proces is gefragmenteerd, met weinig zicht op het planproces en wisselende werkwijzen tussen afdelingen.

Doelstellingen

Het proces van binnenkomst → afspraakreeks → afronding optimaliseren met focus op:

• Verwijzingen – hoe komt een patiënt in het planproces?

• Planproces – hoe worden afspraken gepland en afgestemd?

• Polivoorbereiding – welke stappen zijn nodig vóór het eerste consult?

• Aanmeldproces – registratie en intake bij de poli.

• Communicatiestromen – interne en externe communicatie rondom afspraken, inclusief patiëntinformatie.

• Handelingen proces – inzichtelijk maken welke werkzaamheden bij 1 t/m 5 horen en wie dit uitvoert.

Taken en verantwoordelijkheden

• Analyseer de huidige patiëntreis en het poliproces door middel van werkbezoeken, interviews en onderzoek van bestaande systemen, met als doel concrete verbetermaatregelen te definiëren.

• Identificeer knelpunten, inefficiënties en variaties in werkwijzen en vertaal deze naar uitvoerbare procesverbeteringen.

• Identificeer taken en werkzaamheden in het planproces, met als doel concrete verbetermaatregelen in functiedifferentiatie ten aanzien van het planproces.

• Ontwikkel een toekomstbestendig procesontwerp en zorg voor de praktische vertaling naar de dagelijkse operatie.

• Realiseer uniformering van processen waar dit meerwaarde biedt, met behoud van noodzakelijke afdelingsspecifieke flexibiliteit.

• Zorg voor samenhang tussen het poliproces, de inrichting van EPIC/EPD, ICM en andere relevante programma’s en initiatieven.

• Begeleid en coördineer de implementatie van procesverbeteringen binnen de betrokken afdelingen.

• Ondersteun teams bij het adopteren van nieuwe werkwijzen en zorg voor draagvlak bij stakeholders.

• Monitor de voortgang, meet de gerealiseerde resultaten en stuur waar nodig bij om duurzame borging van verbeteringen te realiseren.

Gewenste opleverproducten

• Analyse huidige situatie en gewenste situatie – Helder inzicht in het huidige planproces, knelpunten, variaties en verbeterkansen.

• Geïmplementeerd verbeterontwerp – Uitgewerkt toekomstig proces inclusief concrete vertaling naar operationele werkwijzen (wie doet wat?) en systeemondersteuning, rekening houdend met functiedifferentiatie binnen de groepen planners.

• Implementatie- en borgingsplan – Plan van aanpak voor invoering, adoptie, monitoring en duurzame verankering van de verbeteringen.

• Uniformeringskader – Overzicht van processen die worden geharmoniseerd en processen waarvoor afdelingsspecifieke inrichting noodzakelijk blijft.

Competenties & vaardigheden

• Sterke analytische vaardigheden gecombineerd met een bewezen vermogen om analyses om te zetten in concrete verbeteringen binnen de operatie.

• Ervaring met zowel procesanalyse als implementatie van procesveranderingen, bij voorkeur binnen de zorgomgeving.

• Kennis van EPIC/EPD-systemen en ervaring met het vertalen van operationele processen naar systeeminrichting en vice versa.

• Sterk in stakeholdermanagement; weet professionals, management en ondersteunende diensten mee te nemen in veranderingen.

• Veranderkundige vaardigheden en ervaring met het begeleiden van implementatietrajecten.

• Resultaatgericht en pragmatisch; richt zich op het daadwerkelijk realiseren en borgen van verbeteringen in plaats van het opleveren van adviesrapporten.

• Hands-on mentaliteit: werkt samen met de operatie om verbeteringen in de praktijk werkend te krijgen.

Opleiding / achtergrond

Ervaring in procesmanagement of projectmanagement binnen een ziekenhuisomgeving. Hbo- of wo-niveau, bij voorkeur in Zorgmanagement, Bedrijfskunde of Health Sciences.