Directie assistent (32u)

Aanleiding

Gemeente Best is continu in beweging. Met ongeveer 330 collega’s werken we dagelijks aan een prettige leefomgeving voor onze inwoners. De organisatie bestaat uit drie domeinen, aangestuurd door strategisch managers: Wieteke de Laat voor het domein Samenleving, Janneke van Bladel voor het domein Omgeving en Fay Mac-Nack voor het domein Bedrijfsvoering. Zij bewegen zich dagelijks in een dynamisch speelveld waarin veel van hen gevraagd wordt. Om de drie strategisch managers tijdelijk te ondersteunen en te ontzorgen, zoekt Gemeente Best een ervaren directie-assistent die overzicht houdt, vooruitkijkt en actief meedenkt. Het gaat om een tijdelijke opdracht tot aan de fusiedatum. Of en hoe deze functie na de fusie nog bestaat, is op dit moment nog niet bekend.

Opdracht

De opdrachtnemer vervult de rol van directie-assistent voor de drie strategisch managers. De opdracht richt zich op het soepel laten verlopen van hun werkzaamheden, met bijzondere aandacht voor agendabeheer, planning, prioritering, organisatorische ondersteuning, informatievoorziening en het bewaken van acties en samenhang. De opdrachtnemer is meer dan een ondersteuner: de opdracht vraagt om iemand die als regisseur van de agenda’s optreedt, zelfstandig afwegingen maakt binnen afgesproken kaders en actief signaleert waar knelpunten of verbeterkansen ontstaan. De opdrachtnemer beheert het belangrijkste middel van de strategisch managers: hun tijd.

Werkzaamheden

• Beheren en coördineren van de agenda’s van drie strategisch managers, inclusief het signaleren van knelpunten en het doen van proactieve verbetervoorstellen.

• Verbinden van agenda’s en leggen van verbanden tussen afspraken en prioriteiten.

• Zelfstandig maken van afwegingen en keuzes in de planning, op basis van kaders die samen met de strategisch managers worden geformuleerd.

• Plannen van overleggen en bewaken van samenhang en voortgang.

• Zorgen voor een goed ingerichte Teams-omgeving waarin de leden van het strategisch team en de opdrachtnemer samen zorgdragen voor het goed archiveren van belangrijke documenten.

• Bewaken van acties en deze proactief opvolgen, of de leden van het strategisch team ondersteunen bij de opvolging daarvan.

• Snel schakelen met interne en externe stakeholders.

• Meedenken over het optimaliseren van werkprocessen rondom agendabeheer en samenwerking.

• Uitvoeren van mailboxbeheer: filteren, prioriteren en beantwoorden van mails uit naam van het betreffende lid van het strategisch team.

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers wanneer zij iets nodig hebben van het strategisch team, met oog voor vertrouwelijkheid, discretie en gevoelige dossiers.

• Verzorgen van correspondentie, rapportages, presentaties en managementinformatie, al dan niet op verzoek van het strategisch team.

• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief ontvangst van externe gasten en het tijdig beschikbaar stellen van benodigde stukken.

• Signaleren wanneer zaken langs elkaar heen lopen en dit tijdig aankaarten bij de juiste persoon.