Domeinsecretaris

Afdeling

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, dat als ambitie heeft bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het bestaat uit een aantal onderdelen: bestuursadvies, bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, kabinetszaken, public affairs en de medewerkers van de bestuurlijke stukkenstroom, onder leiding van een teammanager. Zij werken allen op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht

De gemeente zoekt een scherpe domeinsecretaris. De secretaris ondersteunt de directeur en managementteam bij de bestuurlijke, organisatorische en strategische aansturing van het domein. De functie vraagt om een stevige regisseur die overzicht houdt, verbanden legt en zorgt voor voortgang, kwaliteit en bestuurlijke sensitiviteit binnen een dynamische omgeving. De secretaris opereert op het snijvlak van directie, management en organisatie en draagt bij aan een effectief en goed georganiseerd besluitvormingsproces.

Strategische ondersteuning

• Ondersteunen van een concerndirecteur en het managementteam bij strategische vraagstukken;

• Ondersteunen van de afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven;

• Voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie;

• Signaleren van bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen die impact hebben op het domein.

Adviseren over proces, planning, governance en bestuurlijke risico’s

• Regie op planning en control;

• Bewaken van voortgang, kwaliteit en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages;

• Monitoren van actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken;

• Zorgt samen met de business controller domein voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten.

Verbinding en samenwerking

• Fungeren als verbindende schakel tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning;

• Verantwoordelijk voor de voorbereiding van MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies;

• Bevorderen van integrale samenwerking binnen het betreffende domein en met de andere domeinen;

• Afstemmen met interne en externe stakeholders, waaronder samenwerkingspartners en verbonden partijen.

Proces- en organisatiecoördinatie

• Regie voeren op complexe dossiers en domeinbrede trajecten;

• Structuur aanbrengen in besluitvorming, prioritering en governance;

• Ondersteunen bij organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten;

• Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor verbetering van processen en samenwerking.

Bestuurlijke sensitiviteit en advisering

• In staat zijn om politiek-bestuurlijke verhoudingen goed aan te voelen en hiernaar te handelen;

• Vertalen van bestuurlijke ambities naar concrete acties en werkbare processen;

• Sparringpartner zijn voor directie en management bij complexe of gevoelige vraagstukken.

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is:

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;

• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;

• De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten.