I-adviseur ontwikkeling archiefsystemen

Opdrachtomschrijving

Voor het programma Defensie Open op Orde (DOO) zoeken we een I-adviseur die wordt ingezet voor de projecten Archiveren chatberichten en Archiveren e-mail of voor de projecten Vervanging Publicatieportaal en Archiveren Intranet.

Je werkt als I-adviseur voor twee projecten tegelijk, inzet op basis van expertise- en capaciteitsbehoefte. Het werkveld is erg divers. Je faciliteert de teams met je kennis en ervaring op het gebied van Informatiehuishouding en draagt concreet bij aan het implementeren van het resultaat naar de eindgebruikers (uitrol en adoptie) en beheer gebruikers (informatiebeheer professionals). In de regel werk je in teamverband. Een deel van de projecten zit al in de test- of implementatiefase en dan word verwacht dat je ook zelfstandig werkt aan de resultaten. We zoeken enige werkervaring en affiniteit met systeemontwikkeling en projectmatig werken. Het werkveld bestaat uit de combi van project, systeemontwikkeling, informatiebeheer en gebruikersorganisatie.

De werkzaamheden hangen af van de fase van het project en de samenstelling van het team. Je bijdrage kan verschillen per fase van het project:

• (mede) opstellen van plannen van aanpak, implementatie- en veranderplannen;

• ophalen en analyseren van wensen & eisen bij directies ten aanzien van informatiebehoeften;

• het uitwerken en documenteren van wensen en eisen en deze vertalen naar nieuwe processen en werkwijzen;

• faciliteren van workshop, presentaties en trainingen;

• (mede) ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap);

• testen van nieuwe functionaliteiten en uitwerken van user stories;

• ondersteunen van de uitrol bij gebruikers;

• faciliteren bij stakeholdermanagement;

• plannen, organiseren en verslaglegging van overleggen;

• ondersteuning van projectmanagement.

Bij voorkeur heeft de kandidaat werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding en informatiegestuurd werken en kennis op het gebied van archivering. Werkervaring met transitie-, verander- of implementatietrajecten op gebied van interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is een pré.

Naast de competentie en ervaring zijn relevante eigenschappen: organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, samenwerken, analytisch, creatief, initiatiefrijk en zelfstandig, onderzoekend en nieuwsgierig.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

Het programma bestaat uit meerdere grote en kleine projecten die zich in verschillende volwassenheidsfases bevinden. Ten behoeve van deze opdracht zijn de volgende relevant:

Archiveren chatberichten: Het realiseren van een oplossing voor het geautomatiseerd veiligstellen en metadateren van chatberichten en duurzaam archiveren waaronder doorzoeken en vernietigen. Uitrol en adoptie bij gebruikers (sleutelfunctionarissen en omgeving). Opzetten technisch en functioneel beheer en support.

Archiveren e-mail: Het realiseren van een oplossing voor het geautomatiseerd veiligstellen en metadateren van e-mail en duurzaam archiveren waaronder doorzoeken en vernietigen. Uitrol en adoptie bij gebruikers (sleutelfunctionarissen en omgeving). Opzetten technisch en functioneel beheer en support.

Vervanging publicatieportaal: Vervanging van het huidige interne Defensie publicatieportaal waarin voor alle defensiemedewerkers de belangrijke, vastgestelde documenten vindbaar zijn. Het gaat daarbij om ondermeer aanwijzingen, instructies, procedures, technische documentatie, publicaties inclusief achterliggende instroom, doorstroom, uitstroom en beheerprocessen.

Archiveren intranet: Het realiseren van een technische oplossing waarmee intranetpagina's worden gearchiveerd volgens de richtlijnen van het Nationaal Archief voor het duurzaam toegankelijk archiveren van webpagina's. De oplossing is bedoeld voor de periodieke archivering van gewijzigde en nieuwe intranetpagina's van Defensie als ook voor de archivering van de 80.000 oude intranetpagina's.

Eisen

Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.

Over het eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de kandidaat vervulde

• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden

• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

• Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

• eCF-profiel: Business Analyst

• Referentiegebied: D.10 Informatie- en kennismanagement

• Generieke beschrijving competentiegebied en niveaus Identificeert en beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie en houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding. Creëert informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken. Begrijpt de juiste tools die kunnen worden ingezet om bedrijfskennis te creëren, te extraheren, te onderhouden, te vernieuwen en te verspreiden om zo te profiteren van het informatie-item.

• Samenvattende opgave en missie Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing.Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

• Taken:

Addidtionele eisen:

• Beheerst de Nederlandse taal, vloeiend in woord en geschrift.

• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met informatiehuishouding en basiskennis van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer

• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen een grote organisatie (>1000 FTE)

• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaringervaring met werken voor het Rijk

• Kandidaat heeft bij voorkeur een pro-actief houding.

• Kandidaat heeftt bij voorkeur aantoonbaare goede communicatieve vaardigheden.

• Kandidaat kan bij voorkeur schakelen met diversiteit aan belanghebbenden.

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.

Aanvullende Informatie

• Hybride werken: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraak met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.

• Frequentie aantal dagen thuiswerken: 3

• Cosignatiediensten: Nee