Informatie- en documentatiespecialist

De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is verantwoordelijk voor de JenV-brede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen en adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG- en op verzoek van deze de JenV-onderdelen over (beleidsmatige) vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten. Strategisch leveranciersmanagement is ingericht voor Microsoft (ook voor het Rijk) en Oracle en de directie heeft de bedrijfsjuridische functie voor JenV in huis. Daarnaast formuleert DI&I JenV-brede kaders en adviezen om als ministerie rechtmatig, efficiënt en duurzaam te kunnen inkopen en aan te sluiten op Europese en Rijksbrede ontwikkelingen zowel voor IV als voor inkoop. De afdeling BKI is verantwoordelijk voor het opzetten en uitbouwen van het JenV Datalab welke er zorg voor draagt dat JenV onderdelen schaalbaar, veilig en verantwoord data-analyses kunnen uitvoeren met geavanceerde tools. Het Datalab is het samenwerkingsverband van de verschillende JenV-onderdelen, waarbij een multidisciplinair kernteam van experts als data-scientisten, data-engineers en de juridisch-ethisch adviseur ondersteuning levert aan de JenV-onderdelen om data-analyses en AI-ontwikkeling te starten. Het Datalab is het data en AI samenwerkingsverband van de verschillende JenV-AenM onderdelen. Met een multidisciplinair kernteam van experts als data-scientisten, data-engineers, cloud engineers, juridisch-ethisch adviseurs, levert het lab ondersteuning aan de JenV-onderdelen om data-analyses, rapportages en AI-ontwikkeling te starten en te professionaliseren. Het Datalab levert daarbij een beveiligd schaalbaar data-analyse platform in de Azure cloud, die de JenV/AenM-onderdelen zelfstandig, of in samenwerking met, kunnen inzetten zodat de eigen experts zich kunnen focussen op de inhoudelijke uitvoering van de data-analyses en rapportages.

Achtergrond, aanleiding en doel van de opdracht

Het JenV Data & AI Lab en het kernteam rond AI-assistent Robin zijn sterk gegroeid, wat een groeiende informatie- en documentatiestroom met zich meebrengt (o.a. DOR-uitkomsten, DPIA’s en quickscans, architectuur- en beveiligingsdocumentatie, procedure- en werkbeschrijvingen, FAQ’s en stukken voor gremia). Deze producten worden nu opgesteld door inhoudelijk specialisten naast hun primaire werkzaamheden, waardoor documentatie achterloopt, teksten te technisch blijven en capaciteit aan redactioneel werk wordt besteed. Doel van de opdracht is het tijdelijk toevoegen van uitvoerende capaciteit die deze informatiestroom gestructureerd verwerkt en ontsluit.

Opdrachtomschrijving

Wij zoeken tijdelijke uitvoerende capaciteit voor het opstellen, toegankelijk maken en actueel houden van de informatie en documentatie van het JenV Data & AI Lab en het kernteam van AI‐assistent Robin, in nauwe afstemming met team communicatie. De rol is nadrukkelijk uitvoerend; er wordt geen sturing, advisering of coördinatie gevraagd.

Werkzaamheden

• Omzetten van technische en juridische bronmaterialen naar begrijpelijke teksten voor uiteenlopende doelgroepen (gebruikers, aangesloten organisaties, management en bestuur) in afstemming met team communicatie.

• Opstellen, beheren en actueel houden van teamdocumentatie en interne kanalen (waaronder Connect-pagina’s), inclusief FAQ’s over Robin.

• Samenstellen en verzamelen van stukken voor gremia en overleggen: input ophalen, bundelen, versiebeheer voeren en tijdig aanleveren.

• Begeleiden van documenten door interne procedures en bronsystemen (vaststelling, registratie, archivering en publicatie) en voortgang bewaken.

• Verslaglegging van overleggen en werksessies en vastleggen van besluiten en actiepunten.

• Beschrijven en actueel houden van werkprocedures en werkinstructies op basis van de bestaande praktijk.

• Signaleren waar documentatie ontbreekt, verouderd of tegenstrijdig is en dit gericht aankaarten bij de teamleider.

Taken en verantwoordelijkheden (rolverdeling)

• Teamleider JenV Data & AI Lab: opdrachtgever; stelt prioriteiten en accordeert opgeleverde documentatie.

• Informatie- en documentatiespecialist: stelt documentatie- en informatieproducten op, houdt ze actueel en begeleidt ze door interne procedures (uitvoerend).

• Inhoudelijk specialisten (data scientists, engineers, juridisch-ethisch adviseurs): leveren inhoudelijke input en toetsen inhoudelijke juistheid.

• Communicatieadviseur van de directie: adviseert over communicatiestrategie, doelgroep en kernboodschappen en verzorgt communicatieve eindredactie van externe uitingen.

• Scrum master: verantwoordelijk voor agile werkwijze, overlegritme en actie- en besluitenlijst.