Informatie- en documentatiespecialist

Opdrachtomschrijving

Beschrijving opdracht: Wij zoeken tijdelijke uitvoerende capaciteit voor het opstellen, toegankelijk maken en actueel houden van de informatie en documentatie van het JenV Data & AI Lab en het kernteam van AI-assistent Robin. Altijd in nauwe afstemming met team communicatie. De kandidaat werkt zelfstandig, haalt inhoud actief op bij de specialisten in het team en levert begrijpelijke, bruikbare en vindbare producten op. De rol is nadrukkelijk uitvoerend: er wordt geen sturing, advisering of coordinatie gevraagd.

Gevraagde werkzaamheden

• Het omzetten van technische en juridische bronmaterialen (DOR-uitkomsten, DPIA's en quickscans, architectuur- en beveiligingsdocumentatie, modelinformatie) naar begrijpelijke teksten voor uiteenlopende doelgroepen: gebruikers, aangesloten organisaties, management en bestuur. Altijd in nauwe afstemming met team communicatie.

• Opstellen, beheren en actueel houden van de teamdocumentatie en de interne kanalen, waaronder de Connect-pagina's, inclusief FAQ's over Robin voor gebruikers en organisaties (toegang, modellen, prestaties, privacy en veelvoorkomende casussen).

• Samenstellen en verzamelen van stukken voor gremia en overleggen: input ophalen bij inhoudelijk experts, bundelen tot een samenhangend en leesbaar document, versiebeheer voeren en zorgen voor tijdige aanlevering.

• Begeleiden van documenten door de interne procedures en bronsystemen (vaststelling, registratie, archivering en publicatie) en het bewaken van de voortgang daarvan.

• Verslaglegging van overleggen en werksessies en het vastleggen van besluiten en actiepunten binnen de bestaande overlegstructuur.

• Beschrijven en actueel houden van werkprocedures en werkinstructies van het team, op basis van de bestaande praktijk.

• Signaleren waar documentatie ontbreekt, verouderd of tegenstrijdig is en dit gericht aankaarten bij de teamleider.

Taken en verantwoordelijkheden (rolverdeling)

• Teamleider JenV Data & AI Lab: opdrachtgever. Stelt prioriteiten, bepaalt welke producten wanneer worden opgeleverd en accordeert de opgeleverde documentatie.

• Informatie- en documentatiespecialist (deze opdracht): stelt de documentatie- en informatieproducten daadwerkelijk op, houdt deze actueel en begeleidt ze door de interne procedures. Uitvoerend, zonder sturende of adviserende rol.

• Inhoudelijk specialisten in het team (data scientists, engineers, juridisch-ethisch adviseurs): leveren de inhoudelijke input en toetsen de inhoudelijke juistheid.

• Communicatieadviseur van de directie: adviseert over communicatiestrategie, positionering, doelgroep, kanaalkeuze en kernboodschappen, bewaakt tone of voice en huisstijl en verzorgt de communicatieve eindredactie van externe uitingen. Deze rol blijft ongewijzigd belegd bij communicatie.

• Scrum master: onveranderd verantwoordelijk voor de agile werkwijze, het overlegritme en de actie- en besluitenlijst van het team.

Achtergrond opdracht

Beschrijving directie/dienst/afdeling: De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is verantwoordelijk voor de JenV-brede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen en adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG- en op verzoek van deze de JenV-onderdelen over (beleidsmatige) vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten. Strategisch leveranciersmanagement is ingericht voor Microsoft (ook voor het Rijk) en Oracle en de directie heeft de bedrijfsjuridische functie voor JenV in huis. Daarnaast formuleert DI&I JenV-brede kaders en adviezen om als ministerie rechtmatig, efficiënt en duurzaam te kunnen inkopen en aan te sluiten op Europese en Rijksbrede ontwikkelingen zowel voor IV als voor inkoop.

De afdeling BKI is verantwoordelijk voor het opzetten en uitbouwen van het JenV Datalab welke er zorg voor draagt dat JenV-onderdelen schaalbaar, veilig en verantwoord data-analyses kunnen uitvoeren met geavanceerde tools. Het Datalab is het samenwerkingsverband van de verschillende JenV-onderdelen, waarbij een multidisciplinair kernteam van experts als data-scientisten, data-engineers, cloud engineers en juridisch-ethisch adviseurs ondersteuning levert aan de JenV-onderdelen om data-analyses, rapportages en AI-ontwikkeling te starten en te professionaliseren. Het Datalab levert daarbij een beveiligd schaalbaar data-analyse platform in de Azure cloud, die de JenV/AenM-onderdelen zelfstandig, of in samenwerking met, kunnen inzetten zodat de eigen experts zich kunnen focussen op de inhoudelijke uitvoering van de data-analyses en rapportages.

Eisen

• De kandidaat heeft een HBO/WO werk- en denkniveau.

• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het analyseren, beschrijven en documenteren van informatievoorzieningsystemen of processen binnen een ICT-/IV-omgeving. Dit blijkt uit het CV.

• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe technische en/of juridische materie naar begrijpelijke teksten voor niet-specialistische doelgroepen.

• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het beheren en actueel houden van documentatie en/of intranet- of webpagina's inclusief het voeren van versiebeheer.

• De kandidaat is beschikbaar op maandag 24, dinsdag 25 of woensdag 26 augustus 2026 voor een interviewgesprek. Is de kandidaat op deze dagen niet beschikbaar voor een interview, dan wordt de offerte terzijde gelegd.

Wensen

• De kandidaat levert bij de aanbieding minimaal twee werkvoorbeelden aan waarin complexe technische of juridische materie is vertaald naar begrijpelijke tekst voor een niet-specialistische doelgroep. Beoordeeld worden helderheid, structuur en doelgroepgerichtheid van de aangeleverde teksten.

• De kandidaat heeft ervaring met het documenteren van een data-, AI- of cloudvoorziening, aantoonbare bekendheid met AVG/DPIA-terminologie en het kader van de EU AI Act.

• De kandidaat heeft ervaring met het samenstellen van documentatie en stukken voor gremia en besluitvorming binnen de rijksoverheid of een vergelijkbare (semi)publieke organisatie.

• De kandidaat is beschikbaar binnen x aantal weken na gunning.

Competenties

• analyseren

• creativiteit

• netwerken

• omgevingsbewustzijn

• organisatiesensitiviteit

• overtuigingskracht

• plannen en organiseren

• resultaatgerichtheid

Aanvullende Informatie

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.

Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten percentage hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.