Inhuur Projectleider Digitalisering Postkamer

Achtergrond en aanleiding

De postkamer van Tilburg University staat aan de vooravond van een belangrijke transitie richting een centrale, digitaal georganiseerde en toekomstbestendige post- en logistieke organisatie. Het doel is het realiseren van een digitaal gestuurde postkamer met minimale fysieke handelingen, efficiënte goederenstromen en veilige digitale documentverwerking. Dit draagt bij aan gestandaardiseerde, duurzame en schaalbare logistieke processen die passen bij het hybride werken en de ambities van de universiteit.

Opdrachtomschrijving

De projectleider is verantwoordelijk voor de centrale regie en realisatie van deze digitaliseringsslag.

De kern van de opdracht bestaat uit:

• Analyseren en aanscherpen van de huidige beschreven processen (‘IST’) en in detail uitwerken van de knelpunten.

• De beschreven toekomstige (digitale) postkamer (‘SOLL’) aanscherpen en in detail verder uitwerken.

• Begeleiden van het selecteren, contracteren en de implementatie van het extern laten digitaliseren van inkomende post, de koppeling aan het zaaksysteem Djuma en het borgen van een efficiënt pakket- en logistiek proces in onder andere werkinstructies. Na een aanbesteding is het DMS-systeem Djuma gekozen. De implementatie moet nog starten. Afstemming met planning hiervoor van belang.

• Het organiseren van een heldere samenwerking met betrokken afdelingen (F&H, IV/IT, project VIA).

• Het borgen van kennisoverdracht en het meenemen van personele aspecten zoals mogelijke FTE-wijzigingen.

Optioneel

Indien de lopende aanbesteding voor multifunctionele printers (MFP's) tot gunning leidt, is optioneel voorzien dat de projectleider (mede) verantwoordelijk wordt voor de afstemming en/of technische implementatie van de MFP's, gezien de verwachte overlap in uitvoeringsperiode met de digitalisering van de postkamer. (Deze eventuele uitbreiding van de opdracht wordt, indien aan de orde, in onderling overleg vastgelegd via een aanvullende overeenkomst of wijziging van de bestaande overeenkomst.)

Verantwoordelijkheden en taken

• Procesanalyse en -optimalisatie, digitaliseringstrajecten begeleiden.

• Aansturen/afstemmen van leveranciers, contracten, SLA’s en compliance (privacy, archiefwet).

• Inrichten van projectstructuur, rapporteren van voortgang, risico’s en beslispunten.

• Opstellen van een Project Initiatie Document met duidelijke scope, planning, afhankelijkheden en budget.

• Borgen van informatiebeheer en het realiseren van een beheerorganisatie voor de nieuwe processen.

• Zorgen voor verandering en acceptatie binnen het team met aandacht voor kennisborging en overdracht.

• Rapporteren aan management en relevante stakeholders.

• Optioneel, indien van toepassing: coördineren en/of technisch begeleiden van de implementatie van MFP's.

Competenties en vaardigheden

• Sterk in projectmanagement en verandermanagement.

• Analytisch, procesmatig en resultaatgericht.

• Communicatief vaardig op verschillende niveaus (zowel intern als extern).

• Integer en proactief in samenwerking en besluitvorming.