Management Assistant

Voor Rabobank in Utrecht zijn wij op zoek naar een Management Assistant.

Details:

• We zijn op zoek naar 1 FTE.

• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal.

• Graag duidelijk in het motivatieveld aangeven of de kandidaat een vakantie heeft gepland en/of er sprake is van bijzonder verlof gedurende de looptijd van deze opdracht.

• Graag duidelijk in het CV aangeven of er een interne referentie opgevraagd mag worden. Mocht de kandidaat momenteel of recent een opdracht hebben uitgevoerd binnen de Rabobank, dan ontvangen wij graag de naam en functietitel van de desbetreffende teamlead.

• Deze aanvraag is NIET zzp geschikt.

• 20-24 uur per week (werkuren mogen verspreid worden over 3-4 dagen indien gewenst).

• Werkdagen: mag de medewerker zelf bepalen.

• Kantoordagen: geen vaste dagen, wel 1x per week in overleg een samenwerkdag met de collega managementassistente, bij voorkeur in Eindhoven (laptop ophalen is wel in Utrecht UC).

• Betreft ziektevervanging.

• Duur opdracht: startdatum zo snel mogelijk en einddatum 1-11-2026, wellicht met kans op een korte verlenging.

Voor de afdeling (PMT) Procurement and Third-party Management van Rabobank zoeken we een ervaren, proactieve en servicegerichte Management Assistent op uitzendbasis. De uitzendkracht ondersteunt drie MT-leden en zorgt ervoor dat agenda’s, afspraken, overleggen en administratieve processen soepel verlopen. De rol past bij iemand die overzicht houdt, gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en talen, en met professionaliteit en een positieve instelling bijdraagt aan een prettige samenwerking binnen de afdeling.

De Management Assistent ondersteunt drie leden van het MT van Procurement and Third-party Management. De uitzendkracht beheert en coördineert agenda’s, organiseert afspraken en overleggen, bewaakt acties en zorgt voor een goede administratieve ondersteuning. Daarbij is het belangrijk dat de kandidaat zelfstandig werkt, prioriteiten kan stellen en snel kan schakelen wanneer de situatie daarom vraagt. De kandidaat werkt nauw samen met een collega-managementassistent, assistenten van andere afdelingen en diverse collega’s binnen PTM. De rol vraagt om een verbindende, oplossingsgerichte en digitaal vaardige professional die graag meedenkt over verbeteringen en ondersteuning biedt waar nodig.

• Beheren, afstemmen en prioriteren van de agenda’s van drie MT-leden.

• Organiseren en voorbereiden van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.

• Signaleren en bewaken van acties, deadlines en opvolging.

• Coördineren van organisatorische en administratieve werkzaamheden.

• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe PTM-collega’s, inclusief bestellingen en administratieve afhandeling volgens vaste procedures.

• Boeken en organiseren van zakelijke reizen voor MT-leden en teamleads.

• Fungeren als prettig en professioneel aanspreekpunt voor collega’s en leveranciers.

• Meewerken aan kwartaalbijeenkomsten en afdelingsactiviteiten.

• Schakelen met internationale collega’s in het Nederlands en Engels.

Werkomgeving

De uitzendkracht komt te werken binnen Procurement and Third-party Management, een afdeling van ruim 100 collega’s. De afdeling werkt in een dynamische omgeving waarin samenwerking, eigenaarschap, servicegerichtheid en continu verbeteren belangrijk zijn. Er is ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en aan te geven waar extra ondersteuning of verbetering mogelijk is. De opdracht is voor 20 tot 24 uur per week. De werkzaamheden worden deels vanuit huis uitgevoerd. Minimaal één dag per week werkt de uitzendkracht op kantoor in Eindhoven of Utrecht, locatie Croeselaan. Werkdagen zijn in overleg.

Wij vragen

• Mbo niveau 4 werk- en denkniveau.

• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent(e).

• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.

• Zelfstandigheid en proactiviteit.

• Uitstekende beheersing van het Nederlands en spreekvaardigheid in het Engels (i.v.m. het werken met een Canadese en Australische manager).

• Vaardig met Microsoft 365 / digitaal vaardig in het algemeen.

• Beschikking over voldoende zelfvertrouwen en organisatiesensitiviteit om een manager waar nodig af te remmen, door te vragen en verwachtingen te managen.

Aanvullende informatie

• Er wordt hybride gewerkt, volgens het Rabobank @anywhere principe.

• Vanwege de toenemende drukte op de Rabobanklocatie aan de Croeselaan in Utrecht is er vanaf april 2026 een nieuw parkeerbeleid. Vanaf maandag t/m donderdag kunnen externe medewerkers niet meer parkeren op het terrein aan de Croeselaan. Alleen op vrijdag blijft parkeren voor externen mogelijk.

• Let op: loondienst-midlance constructies zijn conform Rabobankbeleid niet toegestaan. Geen kandidaten aanbieden via deze constructie. Controle vindt tevens plaats tijdens de screening.

• Onder de veranderde wet- en regelgeving leent deze opdracht zich helaas niet voor het inzetten van een ZZP-er.

• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (Rabobank) cao. Deze inzet valt in schaal 5 van de Rabobank cao.

• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands.

• De kandidaat mag op maximaal één aanvraag tegelijkertijd aangeboden worden (exclusiviteitsperiode 4 werkdagen bij magnit - Rabobank).

• De kandidaat dient beschikbaar te zijn voor de hele gevraagde periode in de aanvraag.

• Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten bij de klant, zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. De kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.

• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat bij intake en op de startdatum geldig is en ter controle kan worden overlegd.

• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden, kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.

BELANGRIJK!

Vul alle kandidaatgegevens juist in. Vul bij 'e-mailadres en telefoonnummer' de contactgegevens van de kandidaat in. Hetzelfde geldt voor de adresgegevens. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding. Bij onvolledige/onjuiste aanbiedingen kunnen kandidaten niet aangeboden worden en volgt een afwijzing.