Managementassistent OK

Werkzaamheden Secretariaat OK

• Beheren van de centrale secretariaatsmailbox; verwerken van uiteenlopende verzoeken, inclusief verzoeken van andere secretaresses.

• Aanmaken van inkoopordernummers (o.a. voor borrels, diplomeringen, PAG-onderzoeken, trainingen en opleidingen) en communicatie hierover met leveranciers in opdracht van teammanagers. Zorg over facturatie, controle uitvoeren en doorzetten.

• Beheer van agenda’s van teammanagers op expliciet verzoek; plannen van o.a. wekelijkse verzuimgesprekken, jaargesprekken, kennismakingen en overige gespreksreeksen.

• Opstellen van het dagelijkse OK-planningsoverzicht uit HiX (programma’s per OK-kamer incl. start-, eindtijden en specialisme) en aanleveren bij het zenuwcentrum.

• Plannen van jaarlijkse jaargesprekken voor OA en AM op basis van Teams-overzicht en vastgestelde taakverdeling.

• Verwerken van aanvragen voor OK CL-autorisaties (o.a. coassistenten en onderzoekers), inclusief afstemming met CSA en SKZ indien van toepassing.

• Reserveren van vergaderruimtes.

• Verzorgen van uitgaande post, waaronder verjaardagskaarten en (aangetekende) correspondentie namens teammanagers.

• Beheer archief in Teams.

• Opstellen en versturen van de wekelijkse nieuwsbrief.

• Beheer van persoonlijke lockers bij de NE-garderobe (Zuid) en NG-garderobe (Midden).

• Beheer en bestelling van versnaperingen en drinken voor het ZUT-team (AH-levering).

• Uitvragen, verzamelen en versturen van agendapunten voor unit-overleggen, AM-overleggen, Groot-AP-overleggen en vakspecialistenoverleggen conform vergaderoverzicht.

• Ondersteuning van de Feestcommissie, waaronder communicatie, Forms-beheer en (grootschalige) bestellingen voor o.a. Pasen en Kerst.

• Bestellen en ophalen van catering bij Kade80 voor trainingen, cursussen, bijeenkomsten en traktaties.

• Ondersteuning van onderwijsactiviteiten waar mogelijk.

• Bestellen en verzorgen van bloemen en overige personeelsgeschenken (cadeaubonnen, kaarten).

• Beheer en bestelling van parkeerkaarten (o.a. voor het ZUT-team).

• Coördinatie van OK-congresaanmeldingen via Forms in samenwerking met de betrokken units en Karin van Beynum.

• Vervangen, verzamelen en retourneren van röntgenbadges voor maandelijkse metingen.

• Verwerken van HiX-noodprocedures; inscannen en archiveren van handmatig ingevulde verslagen in het juiste patiëntendossier.

• Ontvangst en begeleiding van nieuwe medewerkers rond de maandstart, inclusief pasaanvraag, rondleiding en uitleg van werkwijzen en systemen.

• Voorbereiden van rollen en autorisaties voor nieuwe medewerkers (o.a. toegang OK, HiX, EBS Scantool, IAM, mail, SharePoint, reanimatieprofiel, Mediclabel en mailinglijsten).

• Voorbereiden en schrijven van verjaardagskaarten voor de opvolgende maand.

• Bestellen van kantoorartikelen via Oracle/Staples (twee keer per maand).

• Notuleren bij overleggen op verzoek; vaste rolverdeling bij Project OK-0.

• Ontvangen en begeleiden van (externe) bezoekers en nieuwe medewerkers op de OK-afdeling.

• Opstellen en delen van de maandelijkse rampenlijst met SKZ en betrokkenen.

• Werkvoorbereiding in AFAS namens teammanagers (o.a. toelages), in afstemming met de betreffende teammanager. Denk ook aan contracten en gastovereenkomsten etc.

• Periodiek opvragen en bijhouden van HR-personeelsbestanden t.b.v. actuele verzendlijsten.

• Aanvragen en aanpassen van rollen en autorisaties via IAM (bijv. HiX-specialismen, parkeerrechten).

• Afgeven van MRSA kweken.

• Tweemaal per jaar actualiseren en laten controleren van de telefoonlijst voor OR-flowborden; delen met betrokkenen na verificatie.

• Aanmaken en beheren van jaarorders met vaste leveranciers (o.a. ILS, AH Zakelijk, Fruit op je Werk, Kade80, RTC).

• Organiseren van OK-rondleidingen voor studenten, cursisten en externe groepen (jaarlijks).

• Plastificeren van documenten bestemd voor gebruik op de OK.

• Actualiseren van telefoon- en bellijsten.

• Doorverbinden van inkomende telefoongesprekken naar de juiste unit of afdeling.

• Ophangen en verspreiden van flyers op de afdeling.

• Opstellen van inschrijflijsten voor o.a. BLS-trainingen.

• Adhoc zaken, last minute regelen van (centrale) vergaderruimtes, catering etc.