Managementassistent Wethouder

Opdrachtomschrijving

Voor de ondersteuning van een wethouder zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent die ervoor zorgt dat de werkweek van de wethouder soepel en gestructureerd verloopt. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt de planning en zorgt ervoor dat de wethouder op het juiste moment met de juiste zaken bezig is. Daarnaast vervul je een belangrijke afschermfunctie. Je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af, beheert en prioriteert de mailbox van de wethouder en zorgt dat vergaderstukken en relevante informatie tijdig en compleet beschikbaar zijn. Je bent een belangrijke schakel tussen de wethouder, collega's, inwoners en externe contacten.

De functie vraagt om iemand die gewend is om op directie- of bestuurlijk niveau te werken en die begrijpt dat een bestuurlijke omgeving vraagt om discretie, politieke en bestuurlijke sensitiviteit en een proactieve houding. Je werkt binnen een gezellig en hecht team van circa 5 à 6 collega's dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het College.

Werkzaamheden

• Ondersteunen van de wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden

• Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken en verplichtingen

• Structureren en prioriteren van de werkweek van de wethouder

• Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op wijzigingen in de planning

• Zelfstandig afhandelen van interne en externe telefoongesprekken

• Vervullen van een afschermfunctie richting de wethouder

• Fungeren als schakel tussen de wethouder en inwoners, collega's en externe contacten

• Beheren en prioriteren van de mailbox van de wethouder en beoordelen welke zaken directe opvolging vragen

• Verzamelen, ordenen en bewaken van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap, zodat de wethouder goed voorbereid deelneemt aan overleggen

• Zorgvuldig omgaan met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie

• Proactief signaleren van wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen

• Waar nodig vervangen van collega's binnen het bestuurssecretariaat en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de ondersteuning van het College