(Operationeel) Adviseur Recordsmanagement

Opdracht

Als zelfstandig bestuursorgaan valt het Kadaster onder andere onder de werking van de Archiefwet. Voor uitvoering van onze beheertaken is het Kadaster binnen onze directie Data, Governance en Vernieuwing op zoek naar een (operationeel) adviseur Recordsmanagement. Naast de recordsmanagement taken zal deze adviseur medeverantwoordelijk zijn voor de inrichting, monitoring en verbetering van ons actieve en passieve WOO proces.

Vanuit recordsmanagement zal de opdracht voornamelijk zien op het verder inrichten en uitvoeren van de uitvoeringstaken van een adviseur recordsmanagement. Dit ziet onder andere op het adviseren over archivering binnen de eigen directie, het inventariseren van de archieven van de directie en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging. Hiervoor trek je deels samen op met de strategisch recordsmanager en de tactisch adviseur die ook binnen de directie gepositioneerd zijn.

In relatie tot de WOO zal de adviseur taken overnemen van de huidige ingehuurde medewerker welke het WOO-proces aan het inrichten is binnen de organisatie. Werkzaamheden bestaan uit het uitdragen van dit aangepaste proces, het ondersteunen van collega’s wanneer zij vragen hebben over dit proces, het monitoren van zowel actieve als passieve WOO-activiteiten en hierover rapporteren en het meedenken in continue verbetering van het proces. In eerste instantie zal veel aandacht nodig zijn voor het uitdragen van de kennis over de WOO binnen de organisatie, dit kan ook inhouden dat er een actieve rol wordt gepakt wanneer er grote WOO-verzoeken uitgevoerd moeten worden waarbij meerdere directies en grote hoeveelheden documentatie betrokken is. Naarmate daar meer volwassenheid in komt zullen de taken verschuiven naar formelere monitoring en rapportage.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• eData voor anonimisatie en publicatie

• DMS/RMA

• Microsoft 365 (SharePoint & Teams)

• Agile/Kanban werkwijze (via Jira)

• Selectielijst Kadaster (als basis voor vernietiging)

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn

• Uitvoer regietaken actieve en passieve WOO.

• Binnen de directie DGV begeleiden en uitvoeren van passieve Woo-verzoeken.

• Fungeren als het dagelijkse, laagdrempelige aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over het opslaan, terugvinden en metadateren van informatie.

• Adviseren van archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en opslag van onze informatieobjecten.

• Het vertalen van de centrale, tactische inrichtingsoplossingen naar praktische, dagelijkse werkafspraken en werkinstructies voor de eigen directie, in afstemming met jouw collega’s van andere directies.

• Voorbereiden en uitvoeren van de vernietiging op basis van de geldende Selectielijst Kadaster binnen de directie DGV.

• Voorbereiden van de overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.

• Proactief in kaart brengen (inventariseren) van de bestaande analoge en digitale archieven, en adviseren bij nieuwe archiefvorming binnen de directie.

• Begeleiden van veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement.

• Stimuleren van uniforme werkwijzen; je bewaakt hierbij proactief dat de uniforme, Kadasterbrede werkwijze altijd voorrang krijgt boven eventuele directiespecifieke wensen, of stemt af met de Recordmanager indien dit niet kan.

• Signaleren waar beleid kaders niet goed aansluiten op de praktijk en dit als input terugleggen in het Virtuele Team Recordmanagement (via de weekstart of het operationeel overleg).

• Uitvoeren van controles op kwaliteit en juiste archivering door medewerkers.

• Signaleren van operationele risico’s en knelpunten en deze aankaarten.

• Ophalen van gebruikerswensen en knelpunten in systemen (zoals DMS/RMA en M365) en deze als operationele input bespreken met de Product Owner digitale archiefsystemen.

• Verzorgen van instructies of kennissessies om het informatiebewustzijn binnen de directie te bevorderen.

• Vastleggen van (ontbrekende) uitvoeringsinstructies binnen de eigen directie. In de loop van de inhuurperiode moeten taken stapsgewijs overgenomen kunnen worden door een interne adviseur die hierop voort moet kunnen bouwen.