Portfolio management officer

De Portfolio Management Ondersteuner is de spil in het web van ons portfoliomanagement. Jij beheert en organiseert het portfolioloket en zorgt dat op een juiste en tijdige wijze initiatieven worden besproken in de portfolio sync en board, en dat de informatie actueel en volledig is. Hiervoor stem je af met projectleiders, programmamanagement, teamleiders/hoofden en changeleads. De PMO-er creëert een helder beeld van de status van het portfolio en rapporteert hier zelfstandig over. We hebben een goede basis staan voor het portfolioproces en gaat dit de komende periode verder doorontwikkelen. Daar draag je ook aan bij en brengt actief ideeën in.

Daarnaast ondersteunt de PMO-er het MT van de afdeling SO Development met voorbereiding van overleggen, besluitvorming, acties en documentatie, behouden van overzicht en najagen van acties. Waar nodig wordt ondersteund bij projecten waar tijdelijk extra ondersteuning nodig is.

De PMO-er signaleert proactief waar verbetering mogelijk is en pakt deze op. Draagt zorg voor effectief stakeholdermanagement en onderhoudt actief een breed netwerk in de organisatie. Houdt betrokkenen en stakeholders actief op de hoogte. Verantwoordelijk voor het zelfstandig opstellen van rapportages en presentaties. De PMO-er helpt de afdeling bij het effectief implementeren van processen, governance en beleid rondom portfoliomanagement.

Resultaatgebieden

• Actueel en effectief portfoliodashboard ontwikkelen en bijhouden.

• Portfoliorapportages opstellen, delen en toelichten.

• Notulen, besluiten- en actielijsten.

• Templates en standaard werkwijzen ontwikkelen en bijhouden.

• Kennishouder op de afdeling over het veranderportfolio.

Kernactiviteiten

• Ontwikkelen en implementeren van standaarden, templates en werkwijzen voor project- en portfoliomanagement.

• Begeleiden van besluitvormingsprocessen en het opzetten van duidelijke rapportagestructuur.

• Inrichten en verbeteren van tooling, dashboards en processen, en zorgen dat deze gedragen worden in de organisatie.

• Opstellen van notulen, actielijsten en besluiten. Voorbereiden van overleggen. Waar nodig jaag je actief de opvolging na.

• Verzamelen en analyseren van voortgangsdata, signaleren van risico’s en het aanjagen van continue verbetering.

• Ondersteunen van project- en portfoliomanagers in het realiseren van meer grip, voorspelbaarheid en samenwerking.

• HBO werk- en denkniveau.

• Minimaal 5 jaar ervaring als portfolio (of project) management ondersteuner binnen grote/complexe organisaties, waarbij je zelfstandig het portfolio office hebt gecoördineerd.

• Must: Kennis en ervaring in het werken met Azure DevOps voor het beheer van het portfolio en inrichten van rapportages.

• Must: Kennis van projectmanagementmethodieken en tooling.

• Pré: Kennis en ervaring van SAFe en andere tooling (naast ADO) voor portfoliomanagement.

Stakeholders: Projectleiders, Programmamanagers, Change leads, Management, Adviseurs

Competenties: Analytisch; Verbindend; Plannen en organiseren; Communicatief; Organisatiesensitief; Resultaatgericht