Professionalisering Beheer en Onderhoud en Vervanging naar Assetmanagementorganisatie

Opdracht

De gemeente Hilversum bevindt zich na de samenvoeging met Wijdemeren in een ontwikkelfase waarin zij de beweging wil maken van een voornamelijk ad hoc georganiseerde beheer- en onderhoudsorganisatie naar een professioneel, informatiegestuurd en integraal werkende assetmanagementorganisatie. Deze opgave sluit direct aan bij de concernagenda 2026, waarin de organisatieontwikkeling gericht is op:

• Van ad hoc werken naar gestructureerd en slim organiseren;

• Van individuele kracht naar meer organisatiekracht;

• Van goed contact naar meer samenhang;

• Van meewerkend management naar richtinggevend leiderschap;

• Van informele vanzelfsprekendheid naar professionele duidelijkheid;

• Van oplossen naar ontwikkelen.

Binnen het fysiek domein, de afdelingen Realisatie en Beheer en Ruimtelijke Ontwikkeling worden op strategisch, tactisch en operationeel niveau de gemeentelijke assets (Groen, Verharding, Riolering, OV, VRI etc) beheerd en onderhouden. Het onderhoud wordt grotendeels adhoc uitgevoerd. Integrale verbinding met de strategische doelen ontbreekt. De ambitie voor de komende 5 jaar is om van ontwikkelingsniveau Adhoc naar niveau Gemanaged (zie concept groeimatrix) te komen. Hiermee streven we naar een organisatiebrede samenwerking en structurele ontwikkeling van assetmanagement, bijdragend aan de organisatie doelen.

Daarnaast sluit deze ontwikkeling aan bij de principes uit de concernagenda, zoals datagedreven werken, resultaatgericht sturen, integraal samenwerken en het realiseren van een toekomstbestendige bedrijfsvoering.

Hoe helpt u onze gemeente om de stap te maken van een reactieve beheerorganisatie naar een informatiegestuurde, risicobewuste en integraal samenwerkende assetmanagementorganisatie die opereert op volwassenheidsniveau Gemanaged en aansluit bij de ontwikkelbewegingen uit onze concernagenda?

Doel van de opdracht

De gemeente zoekt een externe partner die de organisatie begeleidt bij het ontwikkelen en implementeren van een assetmanagement, waarbij de werkwijze past bij een middelgrote gemeente.

Het doel is om binnen een periode van circa 5 jaar aantoonbaar door te groeien van een voornamelijk ad hoc werkende beheerorganisatie naar een organisatie die opereert op volwassenheidsniveau gemanaged (zie concept groeimatrix). De opdracht betreft de eerste fase, nl. de groei naar niveau “In Ontwikkeling”. Hierbij wordt aangesloten op de principes van ISO 55000, pragmatisch vertaald naar de gemeentelijke praktijk. Het is vooralsnog niet de bedoeling te certificeren.

De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op systemen en processen en assetmanagement producten zoals SAMP en AMP’s maar ook op cultuur, leiderschap, samenwerking en competentieontwikkeling.

Context

De afdeling RenB vormt samen met de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling het Fysiek Domein. De afdeling Realisatie en Beheer bestaat uit 5 teams:

• Beheer en Onderhoud

• Realisatie

• Vastgoed

• Werf Wijdemeren

• Installaties (werf Loswal)

De afdeling RO bestaat uit 7 teams:

• Economie media en Cultuur

• Energie

• LeefMilieu

• Mobiliteit en Parkeren

• Omgevingsrecht en Wonen

• Projecten

• Ruimtelijke Kwaliteit

Grofweg is de taakverdeling zo dat RO bezig is met beleidsontwikkelingen en gebiedsinrichting en RenB met instandhouding korte en langere termijn en realisatie van projecten. Echter in de praktijk is dit niet heel scherp afgebakend en loopt dit nog door elkaar.

Gezamenlijk zijn we gestart met de ontwikkeling van gebiedsgericht werken, stedelijk programmeren, uniformeren projectmatig werken en portfoliomanagement. De ontwikkeling van assetmanagement zal hierbij aan moeten sluiten.

Scope van de opdracht

De opdracht omvat ten minste de volgende assetgroepen:

• Civiele constructies, kunstwerken

• Wegen

• Groen

• Riolering

• VRI en OVL

• Overige beheerobjecten die door de gemeente worden aangewezen

De opdracht heeft betrekking op o.a.:

• Strategie;

• Rollen en Processen;

• Organisatie;

• Data en informatiemanagement;

• Risicomanagement;

• Prestatiesturing;

• Samenwerking in de keten;

• Cultuur en Competentieontwikkeling.

Gewenste resultaten

• Nulmeting en volwassenheidsanalyse

• Een gedragen ontwikkelplan om te komen tot niveau gemanaged in 5 jaar (concept groeimatrix)

• Implementatie en begeleiding van het ontwikkelplan

Aandachtspunten

Governance

• rollen, taken en verantwoordelijkheden;

• eigenaarschap van assets;

• opdrachtgever- en opdrachtnemer relaties;

• besluitvormingsstructuur.

Processen

• Strategisch, tactisch en operationeel assetmanagement;

• programmering;

• onderhoudsplanning;

• risicomanagement;

• prestatiemanagement;

• evaluatie en continue verbetering.

Producten

• Strategisch assetmanagementplan

• Format voor assetplannen

• Ontwikkelplan assetmanagement

• Risico afwegingskader

Informatievoorziening

• Data en benodigde stuur informatie

• Dataregistratie en data ontsluiting

• objectregistratie

• vastlegging conditiemetingen

• koppeling tussen beheer-, onderhouds- en financiële informatie

• inrichting van stuurinformatie en dashboards

Prestatie- en risicosturing

Ontwikkelen van:

• KPI's;

• Gebiedsindicatoren (deelsysteem);

• assetprestaties;

• risicoregisters;

• afwegingsmethodieken;

Implementatiebegeleiding

De externe partij ondersteunt de daadwerkelijke implementatie door:

• begeleiding van management en medewerkers;

• coaching van asseteigenaren en beheerders;

• inrichting van werksessies;

• ondersteuning bij besluitvorming;

• begeleiding van pilots.

De aanpak moet nadrukkelijk bijdragen aan:

• meer procesmatig werken;

• minder persoonsafhankelijkheid;

• beter samenwerken tussen teams;

• integraal afwegen van belangen;

• leren en verbeteren.

Opleiding en kennisontwikkeling

De opdrachtnemer ontwikkelt een leer- en ontwikkelprogramma gericht op:

• kennis van waarde gedreven assetmanagement;

• Prestatie en gebiedsgericht werken;

• Risico-gestuurd beheer en onderhoud;

• datagedreven werken;

• opdrachtgeverschap;

• asseteigenaarschap;

• integraal samenwerken;

• werken volgens afgesproken processen.

Het programma bevat een voorstel voor duurzame borging van kennis binnen de organisatie.

Gewenste eindsituatie (volwassenheidsniveau “In Ontwikkeling”)

De opdracht aan de externe partij is om als Gemeente aan het eind van fase 1 aantoonbaar het niveau “In Ontwikkeling” te hebben bereikt. Hiervoor zal ca. 2,5-3 jaar nodig zijn. Tot de opdracht hoort ook een plan van aanpak voor Fase 2 “niveau gemanaged”.

BIjlage van de opdracht geeft de groeimatrix weer