Programmamanager CBW (Cyberbeveiligingswet)

Deze opdracht betreft de inhuur van een inhoudsdeskundige Programmamanager voor het veranderprogramma Cbw. Het programma heeft een EUR-brede scope en omvat de faculteiten, instituten en diensten van de EUR. De EUR heeft reeds voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd en beschikt over een voorlopige projectportefeuille voor de implementatie van de Cbw. Deze projectportefeuille moet verder worden gevalideerd, aangescherpt en geprioriteerd. Ook moeten de samenhang en afhankelijkheden tussen de projecten en maatregelen, de meerjarige planning, de benodigde capaciteit en middelen en de bestuurlijke aansturing verder worden uitgewerkt. Als Programmamanager ben je verantwoordelijk voor het verder ontwikkelen, programmatisch aansturen en beheersen van het veranderprogramma Cbw van de organisatie. Je vertaalt de voor de EUR relevante wettelijke en sectorale normen, in samenwerking met de inhoudelijk verantwoordelijke deskundigen, waaronder de CISO en CPO vanuit hun verantwoordelijkheidsgebied, naar een samenhangend programmaplan en een uitvoerbare meerjarige roadmap. Je organiseert de hiervoor benodigde bestuurlijke besluitvorming en stuurt, na vaststelling van het programmaplan, de realisatie aan. Je speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de digitale weerbaarheid en het realiseren van het organisatorische vermogen van de EUR om aantoonbaar aan de voor haar relevante verplichtingen uit de Cbw te voldoen. Je werkt nauw samen met faculteiten, instituten en diensten om risico’s, maatregelen, projecten en afhankelijkheden in kaart te brengen en de benodigde veranderingen te realiseren en duurzaam te borgen. De Programmamanager heeft geen hiërarchisch mandaat over de faculteiten, instituten en diensten. Deze organisatieonderdelen blijven verantwoordelijk voor de uitvoering en borging van de maatregelen binnen hun eigen verantwoordelijkheidsgebied. Het mandaat van de Programmamanager loopt via de opdrachtgever, de stuurgroep en de reguliere bestuurlijke besluitvormingsstructuur van de EUR. De Programmamanager stuurt op basis van bestuurlijk vastgestelde kaders, prioriteiten, resultaten en planningen en organiseert waar nodig escalatie via de ingerichte programmagovernance.

De opdracht richt zich op de eerste fase van het veranderprogramma: programmadefinitie en bestuurlijke besluitvorming. Het beoogde resultaat van deze fase is:

• Een integraal en bestuurlijk vastgesteld programmaplan;

• Een geprioriteerde meerjarige roadmap die ten minste loopt tot en met de verwachte ingangsdatum van de zorgplicht, naar verwachting maart 2030;

• Inzicht in de samenhang en afhankelijkheden tussen projecten, maatregelen en organisatieonderdelen;

• Een onderbouwde meerjarige begroting en raming van de benodigde interne en externe capaciteit;

• Een ingerichte programmagovernance, inclusief overleg-, rapportage-, besluitvormings- en escalatiestructuur;

• Vastgelegde rollen, verantwoordelijkheden en eigenaarschap binnen het programma en de lijnorganisatie;

• Bestuurlijke besluitvorming over het programmaplan, de roadmap, de projectportefeuille, de governance, de begroting en de benodigde capaciteit.

Indien de EUR besluit het programma en de opdracht na fase 1 voort te zetten, is de Programmamanager in de realisatiefase verantwoordelijk voor de integrale aansturing van de vastgestelde roadmap en projectportefeuille. De concrete resultaten, mijlpalen en prioriteiten voor de realisatiefase worden vastgelegd in het in fase 1 vastgestelde programmaplan.

Verantwoordelijkheden:

1. Programmadefinitie en strategievertaling:

• Vertalen van de voor de EUR relevante wettelijke en sectorale normen en inhoudelijke kaders naar een samenhangend en uitvoerbaar programmaplan en een meerjarige roadmap.

• Valideren, aanscherpen en prioriteren van de voorlopige projectportefeuille.

• Vertalen van de door de EUR vastgestelde strategie en het beleid naar concrete projecten, maatregelen, mijlpalen en verantwoordelijkheden.

• Inzichtelijk maken van de samenhang en afhankelijkheden tussen projecten, maatregelen, bedrijfsprocessen, informatiesystemen en organisatieonderdelen.

• Laten identificeren en prioriteren van kritieke bedrijfsprocessen en de daarbij behorende kritieke middelen, informatievoorzieningen, leveranciers en overige afhankelijkheden.

• Zorgdragen van aansluiting op de relevante kaders, meetinstrumenten en hulpmiddelen uit het sectorale veranderprogramma Cbw van SURF.

2. Programma planning en - implementatie:

• Opstellen en actueel houden van het integrale programmaplan en de geprioriteerde meerjarige roadmap.

• Uitwerken en bewaken van de projectportefeuille, inclusief resultaten, mijlpalen, afhankelijkheden, eigenaarschap, capaciteit en budget.

• Opstellen van de meerjarige begroting en het inzichtelijk maken van de benodigde interne en externe capaciteit en expertise.

• Inrichten en bewaken van de programmagovernance, waaronder de overleg-, rapportage-, besluitvormings- en escalatiestructuur.

• Coördineren en programmatisch aansturen van de implementatie van de vastgestelde cyberbeveiligingsmaatregelen.

• Bewaken dat implementatieplannen, procedures en maatregelen door de daarvoor verantwoordelijke organisatieonderdelen worden ontwikkeld, uitgevoerd en onderhouden.

• Organiseren en bewaken dat medewerkers en bestuurders tijdig worden voorbereid en getraind voor hun rol en verantwoordelijkheden onder de Cbw.

• Voorbereiden, organiseren en begeleiden van bestuurlijke besluitvorming over het programmaplan, de roadmap, de projectportefeuille, de programmagovernance, de begroting en de benodigde capaciteit.

• Sturen op duurzame overdracht en borging van gerealiseerde maatregelen, processen en verantwoordelijkheden in de lijnorganisatie.

3. Monitoring, evaluatie en aantoonbaarheid:

• Organiseren en coördineren van de deelname van de EUR aan relevante SURF-metingen en andere interne en externe evaluaties van de Cbw-processen en -maatregelen.

• Bewaken dat bevindingen uit metingen en evaluaties tijdig worden vertaald naar concrete verbetermaatregelen en worden verwerkt in het programmaplan, de roadmap of de projectportefeuille.

• Bewaken dat binnen het programma voldoende aantoonbare bewijsvoering wordt opgebouwd over de implementatie en borging van de Cbw-maatregelen.

• Volgen en rapporteren over de voortgang, resultaten, kwaliteit, risico’s, afhankelijkheden, capaciteit en besteding van het programmabudget.

• Identificeren van verbeterpunten en aanbevelingen doen voor continue optimalisatie van het programmaplan, de roadmap of projectportefeuille.

• Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming over afwijkingen, prioriteiten, restrisico’s en benodigde bijsturing.

4. Stakeholdermanagement:

• Samenwerken met faculteiten, instituten en diensten om de voor de EUR relevante Cbw-verplichtingen te vertalen naar uitvoerbare en duurzaam geborgde veranderingen.

• Creëren van draagvlak bij bestuurders, directeuren, proceseigenaren, projectverantwoordelijken en andere betrokken stakeholders.

• Zorgen voor heldere en periodieke rapportage aan de opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, resultaten, risico’s, financiën, afhankelijkheden en benodigde besluiten.

• Organiseren van tijdige escalatie indien voortgang, capaciteit, eigenaarschap of besluitvorming tekortschiet.

Als Programmamanager ben je de drijvende kracht achter het veranderprogramma Cbw van de universiteit. Door middel van programmatische sturing, strategische planning, bestuurlijke besluitvorming en effectieve aansturing van de realisatie draag je bij aan het versterken van de digitale weerbaarheid van de EUR. Je stuurt op het realiseren en duurzaam borgen van het organisatorische vermogen van de EUR om aantoonbaar aan de voor haar relevante verplichtingen uit de Cbw te voldoen. Deze werkzaamheden zijn niet uitputtend en kunnen in overleg en binnen de kaders van de opdrachtomschrijving worden uitgebreid of aangepast.