Programmamanager Realisatie Verbeterplan Afdeling VTH

Situatieomschrijving

De afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) is een afdeling die sterk in ontwikkeling is en waar veel maatschappelijke en politieke druk op rust. De vergunningverlening, met name door de stikstofproblematiek, heeft langere tijd stilgelegen en met de voornemens van het nieuwe kabinet en het provinciale beleid is de verwachting dat op korte termijn de vergunningverlening weer vol opgestart gaat worden. Dat betekent dat de afdeling in formatieve zin sterk zal groeien (extra personele capaciteit), maar dat er ook de nodige interne verbeterslagen aangebracht moeten worden. Dat geldt zowel voor de processen, het inzicht in en het gebruik van data, als ook de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Dit betreft een grote veranderopgave, terwijl “de winkel ook nog open moet blijven” en vraagt om aparte sturing middels een programma.

Het “wat” er dient te gebeuren is al langer bekend, het gaat er nu vooral om, om te komen tot de uitvoering ervan en concrete stappen te zetten in de verbetering en de gevraagde resultaten te behalen. Met als uiteindelijke ambitie om VTH de leukste en beste afdeling te maken om te werken.

De programmamanager voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt zelf de wijze waarop de overeengekomen beoogde resultaten worden bereikt. De provincie stuurt op de te behalen resultaten, planning en kwaliteit van de opdracht en niet op de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. De programmamanager is vrij om zijn/haar werkzaamheden binnen de afgesproken kaders zelfstandig in te richten. We zoeken naar specifieke tijdelijke expertise die we niet zelf in huis hebben. Het betreft uitdrukkelijk een tijdelijke opdracht die niet in de formatie is opgenomen binnen de provincie. Er is uitdrukkelijk geen sprake van een gezagsverhouding zoals bedoeld bij een arbeidsovereenkomst. Voor een effectieve samenwerking wordt fysieke aanwezigheid bij belangrijke overleggen verwacht.

De veranderopgave is succesvol afgerond indien de afgesproken resultaten zijn behaald:

• Het programmaplan is vastgesteld en de programma organisatie is ingericht;

• De governance is ingericht en operationeel is;

• Het verbeterplan (inclusief de daarin gekozen prioriteiten) aantoonbaar wordt uitgevoerd en de daarin beschreven resultaten zijn behaald;

• Het implementatieplan van het nieuwe zaaksysteem conform planning is opgeleverd en opgestart;

• De opdrachtgever periodiek voortgangsrapportages ontvangt;

• Er een goede verbinding en samenwerking tot stand is gebracht met het MT van VTH.

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden van de programmamanager die de concrete veranderopgave realiseert, bestaan met name uit:

• Het opzetten van een effectieve programma organisatie inclusief het functioneel aansturen van de projectleiders en het inrichten van de besluitvorming met stuurgroepen en MT leden;

• Het continue bewaken van het budget, de planning en het identificeren en mitigeren van programma risico’s en onderlinge afhankelijkheden;

• Het zelfstandig organiseren van de afstemming tussen opdrachtgever, het programmateam en externe betrokkenen;

• Het geven van structuur, richting en sturing aan de concrete complexe verandertrajecten;

• Het begeleiden van de organisatorische, procesmatige en personele veranderingen die gepaard gaan met het programma en daarvoor het benodigde draagvlak creëert binnen de afdeling VTH (zowel bij medewerkers als het management);

• Het realiseren van de afgesproken programmadoelen van het programma “realisatie verbeterplan VTH” en het periodiek rapporteren over de voortgang, risico’s en resultaten;

• Het bewaken van de samenhang tussen de verschillende programma onderdelen;

• Het zorgen voor de uitvoering van het programmaplan en te komen tot concrete stappen ter verbetering;

• Het zorgen voor een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

Randvoorwaarden

• De programmamanager werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of zonder afhankelijkheid van het team;

• Vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd;

• De programmamanager is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker.

• De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst.

• Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten.

• De programmamanager bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.