Projectleider Implementatie Financieel Systeem (16-24u)

Aanleiding en opdracht

Gemeente Maashorst staat voor de implementatie van een nieuw financieel systeem. De aanbesteding hiervan loopt momenteel. Voor de implementatiefase zoeken wij een nieuwe projectleider. Voorafgaand hieraan is een onderzoek ‘Basis op orde’ uitgevoerd. De ambitie is nadrukkelijk breder dan alleen systeemvervanging: we willen komen tot effectieve en efficiënte financiële processen en een moderne systeeminrichting waarin zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd. Daarbij zijn de gewenste toekomstige werkwijze en de mogelijkheden van het nieuwe systeem leidend, niet het één-op-één overnemen van bestaande processen. De inrichting moet aansluiten bij de kernwaarden van Maashorst, waaronder lef en vertrouwen, en bij de organisatiefilosofie om verantwoordelijkheid en mandaat zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen. Dit vraagt van de projectleider om koersvast te sturen op deze uitgangspunten, de organisatie actief te betrekken en medewerkers en stakeholders mee te nemen in het loslaten van bestaande werkwijzen en de adoptie van de nieuwe situatie.

Opdrachtresultaten

De opdrachtnemer realiseert onder andere:

• een gedragen implementatieaanpak met duidelijke planning, verantwoordelijkheden, risico's en besluitvormingsmomenten;

• effectieve, efficiënte en zoveel mogelijk geautomatiseerde financiële processen, passend bij een moderne inrichting van het nieuwe systeem;

• een inrichting die aansluit bij de kernwaarden en organisatiefilosofie van Maashorst;

• een succesvolle inrichting, migratie, koppeling, test en ingebruikname van het nieuwe financiële systeem;

• actieve betrokkenheid van de organisatie (naast het financiële domein, I&A en bekende stakeholders uit de organisatie);

• een effectieve verander- en adoptieaanpak, gericht op het daadwerkelijk gebruiken van nieuwe processen, rollen en werkwijzen;

• goede overdracht en borging naar de reguliere organisatie en beheerorganisatie.

Werkzaamheden binnen de opdracht

De projectleider organiseert en stuurt de implementatie integraal en bewaakt daarbij de samenhang tussen processen, systeeminrichting, migratie, koppelingen, testen en adoptie.

De projectleider:

• vertaalt de uitkomsten van Basis op orde naar de inrichting en uitvoering van het project;

• stuurt actief op procesvereenvoudiging, automatisering en een moderne inrichting;

• bewaakt dat bestaande werkwijzen niet vanzelfsprekend het uitgangspunt blijven;

• organiseert betrokkenheid van medewerkers, stakeholders en organisatieonderdelen;

• geeft richting aan de verandering en ondersteunt de organisatie bij het loslaten van bestaande werkwijzen;

• organiseert tijdige besluitvorming bij risico's, knelpunten en principiële keuzes.

De opdrachtnemer bepaalt binnen de afgesproken kaders zelfstandig de aanpak en wijze van uitvoering.

Positionering van de opdracht

De Directeur Dienstverlening is opdrachtgever. De stuurgroep bestaat uit: Directeur Dienstverlening, tijdelijke leidinggevende Financiën, leidinggevende I&A, I-adviseur. De projectleider krijgt de beschikking over een I-adviseur, deelprojectleider voor processen en projectmedewerker (organiserend). Eventuele projectondersteuner kan georganiseerd worden. De projectleider rapporteert aan opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, risico's en beslispunten en zorgt dat de stuurgroep tijdig in positie wordt gebracht. De opdracht omvat geen hiërarchische of personele verantwoordelijkheid. Vanuit de projectrol geeft de opdrachtnemer wel richting aan het project, organiseert samenwerking en spreekt betrokkenen aan op gemaakte projectafspraken. Het betreft een tijdelijke, resultaatgerichte opdracht. De opdrachtnemer voert deze zelfstandig uit binnen de afgesproken doelen en gemeentelijke kaders.