Projectleider Nieuw E-HRM-systeem

Opdracht

Gemeente Gooise Meren staat voor de vervanging van haar huidige E-HRM-systeem. Het huidige systeem ondersteunt de ambities van de organisatie onvoldoende op het gebied van digitalisering, procesondersteuning, datagedreven werken en gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast loopt de huidige overeenkomst uiterlijk af per 1 januari 2028, waardoor een Europese aanbesteding noodzakelijk is.

Voor dit traject zoekt de gemeente een ervaren en resultaatgerichte projectleider die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, begeleiding en realisatie van zowel de Europese aanbesteding als de daaropvolgende implementatie en organisatiebrede adoptie van een nieuw E-HRM-systeem.

Werkzaamheden

De projectleider is onder meer verantwoordelijk voor:

Europese aanbesteding

• Opstellen en actualiseren van de projectaanpak en planning.

• Inventariseren van functionele en niet-functionele eisen en wensen.

• Organiseren en begeleiden van een marktconsultatie.

• Opstellen van aanbestedingsdocumenten en Programma van Eisen in samenwerking met inkoop, HR, ICT, privacy- en securityspecialisten.

• Begeleiden van de aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet.

• Organiseren van beoordelingssessies en leverancierspresentaties.

• Adviseren over gunning en contractering.

Implementatie

• Opstellen van een implementatie- en migratieplan.

• Aansturen van leverancier(s) en interne projectmedewerkers.

• Coördineren van inrichting, configuratie, testen en gegevensmigratie.

• Bewaken van planning, budget, kwaliteit, risico's en afhankelijkheden.

• Afstemming met betrokken afdelingen zoals HR, ICT, Inkoop, Informatiemanagement en Functioneel Beheer.

Verandermanagement en adoptie

• Ontwikkelen en uitvoeren van een adoptie- en communicatieaanpak.

• Begeleiden van de organisatie bij de transitie naar het nieuwe systeem.

• Bevorderen van draagvlak bij management, medewerkers en key users.

• Zorgdragen voor een beheerste overdracht naar de beheerorganisatie.

Resultaat

De opdracht wordt succesvol afgerond wanneer:

• Een rechtmatige Europese aanbesteding is uitgevoerd.

• Een leverancier is geselecteerd en gecontracteerd.

• Een implementatieplan inclusief migratie- en testaanpak is opgeleverd.

• Het nieuwe E-HRM-systeem operationeel is.

• Medewerkers en leidinggevenden aantoonbaar zijn voorbereid op het gebruik van het nieuwe systeem.

• Het systeem uiterlijk op 1 januari 2028 in productie is genomen.