Projectleider Verkiezingen

Opdracht

[Plaats hier welke taken en werkzaamheden uitgevoerd moeten worden tijdens de opdracht] (Wanneer er van een zzp-opdracht sprake is dient hier een formulering met resultaatverplichting / kop en staart te komen)

Aanleiding

De gemeente Hof van Twente bereidt zich voor op de verkiezingen die gedurende de looptijd van deze opdracht plaatsvinden. Voor deze voorbereiding en uitvoering is specifieke expertise nodig op het gebied van gemeentelijke verkiezingsorganisatie.

De gemeente wil daarnaast de aanwezige kennis en werkwijze rondom verkiezingen verder professionaliseren en duurzaam binnen de organisatie borgen.

Daarom wordt een zelfstandig professional gezocht die vanuit aantoonbare expertise de gemeente ondersteunt bij het organiseren, professionaliseren en borgen van het verkiezingsproces.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is het realiseren van een zorgvuldig, beheersbaar, rechtmatig en overdraagbaar verkiezingsproces binnen de gemeente Hof van Twente.

De opdracht is nadrukkelijk gericht op het realiseren van concrete resultaten en kennisborging. De opdrachtnemer vervult geen structurele functie binnen de gemeentelijke organisatie.

De volgende resultaten worden minimaal verwacht:

• Een actuele integrale verkiezingsplanning waarin de relevante wettelijke termijnen, afhankelijkheden en mijlpalen zijn verwerkt.

• Een actueel en praktisch uitvoerbaar verkiezingsdraaiboek.

• Duidelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies voor de relevante onderdelen van het verkiezingsproces.

• Een uitgewerkte aanpak voor kandidaatstelling, stembureaus, logistiek, materiaalvoorziening en de verkiezingsdag.

• Een overzicht van relevante risico's, knelpunten, afhankelijkheden en beheersmaatregelen.

• Een georganiseerde en aantoonbare kennisoverdracht aan een door de gemeente aangewezen medewerker.

• Een eindevaluatie van het verkiezingsproces met concrete aanbevelingen voor toekomstige verkiezingen.

• Een overdraagbaar kennis- en documentatiepakket waarmee de gemeentelijke organisatie zelfstandig verder kan.

Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht beschikt de gemeente Hof van Twente over een professioneel ingerichte en overdraagbare verkiezingsorganisatie.

De volgende resultaten worden minimaal verwacht:

• Een actuele integrale verkiezingsplanning waarin de relevante wettelijke termijnen, afhankelijkheden en mijlpalen zijn verwerkt.

• Een actueel en praktisch uitvoerbaar verkiezingsdraaiboek.

• Duidelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies voor de relevante onderdelen van het verkiezingsproces.

• Een uitgewerkte aanpak voor kandidaatstelling, stembureaus, logistiek, materiaalvoorziening en de verkiezingsdag.

• Een overzicht van relevante risico's, knelpunten, afhankelijkheden en beheersmaatregelen.

• Een georganiseerde en aantoonbare kennisoverdracht aan een door de gemeente aangewezen medewerker.

• Een eindevaluatie van het verkiezingsproces met concrete aanbevelingen voor toekomstige verkiezingen.

• Een overdraagbaar kennis- en documentatiepakket waarmee de gemeentelijke organisatie zelfstandig verder kan.

Werkzaamheden

Om bovenstaande resultaten te realiseren kan de opdrachtnemer onder meer de volgende werkzaamheden uitvoeren:

• analyseren van de bestaande verkiezingsorganisatie, processen en documentatie;

• opstellen, actualiseren en bewaken van de integrale verkiezingsplanning;

• structureren en verbeteren van verkiezingsprocessen;

• opstellen en actualiseren van draaiboeken, procesbeschrijvingen en werkinstructies;

• voorbereiden van de verschillende onderdelen van het verkiezingsproces;

• inventariseren en beheersen van risico's en afhankelijkheden;

• adviseren over de inrichting en uitvoering van het verkiezingsproces;

• afstemmen met relevante gemeentelijke disciplines en externe partijen;

• voorbereiden en evalueren van de verkiezingsorganisatie;

• organiseren van kennisoverdracht en documentatie;

• adviseren over structurele verbeteringen en borging van kennis binnen de organisatie.

Samenwerking en afstemming

Voor de uitvoering van de opdracht is afstemming noodzakelijk met onder andere Burgerzaken, Facilitair, Communicatie, ICT en relevante externe partijen.

Deze afstemming is uitsluitend gericht op het realiseren van de overeengekomen resultaten.

De opdrachtnemer neemt geen plaats in binnen de reguliere personele bezetting en ontvangt geen dagelijkse werk- of inhoudelijke aansturing vanuit de gemeente.

De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor het organiseren van de benodigde afstemming binnen de opdracht.

Kennisoverdracht

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het duurzaam borgen van verkiezingskennis binnen de gemeente.

De opdrachtnemer draagt kennis, ervaring en werkwijzen over aan een door de gemeente aangewezen medewerker.

Deze kennisoverdracht vindt plaats door onder meer:

• gezamenlijk bespreken van processen en keuzes;

• toelichten van relevante regelgeving en aandachtspunten;

• beschikbaar stellen en toelichten van procesdocumentatie;

• praktische overdracht van werkwijzen;

• bespreken van risico's en scenario's;

• evalueren van de uitgevoerde werkzaamheden.

Het resultaat is dat de gemeente beschikt over voldoende actuele documentatie en kennis om de verkiezingsorganisatie na afloop van de opdracht zelfstandig voort te zetten in een nieuw aanbesteding.