Projectleiding aanbesteding en implementatie nieuw inkoopsysteem

De opdracht voor deze Senior Projectleider is om voorstellen te doen voor de scope van een nieuw inkoopsysteem, daarbij voor- en tegens in kaart te brengen, requirments ophalen bij de (toekomstige) gebruikers en vervolgens processturing te geven aan de voorbereiding van de aanbesteding, de aanbesteding, inrichting en implementatie van een nieuw inkoopsysteem waarbij hij/zij de opdrachtgever team inkoop, de toekomstig (functioneel) beheerder en overige stakeholders goed betrekt. We zoeken een projectleider die samen met een team de opdracht uitvoert en een plan opstelt waaruit blijkt welke acties noodzakelijk zijn, op welk moment die kunnen worden uitgevoerd, wie daartoe aan zet is en welke eventuele kosten met die actie samenhangen.

Denk hierbij in ieder geval aan de volgende activiteiten:

• communicatie met stakeholders

• organiseren van betrokkenheid van de eindgebruikers

• projectbewaking en -sturing op tijd, geld, kwaliteit en scope

• aansturing van het projectteam

• organiseren van project- en stuurgroep overleg

• opstellen van project- en stuurgroep verslagen

Wij zoeken één kandidaat als opdrachtnemer (aanspreekpunt). Tijdens de opdracht kunnen uitvoerende taken en rollen wel gedelegeerd/uitbesteed worden. Indien dit van toepassing is, dit graag bij de uitwerking uitwerken.

Om succesvol te zijn in deze opdracht ben je een ondernemende en resultaatgerichte professional die zich op elk niveau in de provinciale organisatie thuis voelt. Je bent communicatief vaardig en in staat als adviseur en begeleider op te treden in het project nieuw inkoopsysteem. Je bent organisatiesensitief en klantgericht. Deze kwaliteiten aangevuld met een pragmatische kijk op de zaken en verbindend vermogen maken van jou de ideale kandidaat.

De ideale kandidaat heeft een werk-denkniveau HBO/WO niveau aangevuld met relevante opleidingen en/of cursussen, een ruime tenminste 10 jarige relevante ervaring waarbij aantoonbare inkoopervaring een eis is. Je bent een stevige en verbindende gesprekspartner die de juiste balans weet te vinden tussen enerzijds de wensen en behoeften van de (interne) klant en anderzijds de mogelijkheden van de markt en de geldende wet- en regelgeving en procedures m.b.t. het project. Ervaring op het gebied van een nieuw ICT systeem is een eis. Werkervaring in een (semi) overheidsorganisatie is een vereiste.

Projectteam

De opdrachtgever is de ambtelijke opdrachtgever inkoop (AOG). Voor de begeleiding van de Europese aanbesteding is een senior inkoper beschikbaar. Daarnaast is er vanuit team Inkoop, I&A en Financiën inhoudelijke inbreng en is het van belang om ook inbreng vanuit de gebruikersorganisatie te organiseren.

De Projectomgeving

De provincie Zuid-Holland

De provincie Zuid-Holland kent vele inkoopactiviteiten. Zowel binnen primaire processen voor bijvoorbeeld gebiedsontwikkeling en onderhoud infrastructuur alsook voor meer ondersteunende processen als ICT of facilitaire dienstverlening. Veel van deze inkoopactiviteiten worden aanbesteed. Team Inkoop geeft uitvoering aan het “werken” en “leveringen en diensten”-aanbestedingsproces. Hieraan moet op doelmatige - en rechtmatige wijze uitvoering worden gegeven. Team Inkoop is verantwoordelijk voor het maken van beleid, de advisering bij het aanbesteden en het uitvoeren van Europese aanbestedingen. Aanvullend op de eigen beschikbare expertise is het noodzakelijk om over externe expertise te kunnen beschikken. In dit geval gaat het om een Senior Projectleider nieuw inkoopsysteem.

De provincie Zuid-Holland (PZH) gebruikt een inkoopsysteem genaamd PINK ter ondersteuning van de inkoopprocessen en –activiteiten. Het inkoopsysteem bestaat uit de applicatie Proactis die de bestelling tot de factuurverwerking verzorgd en het contractbeheer (Proactis module Source to Pay, Proactis Bestelmodule, Proactis module Contractmanagement) en de applicatie onze broker die de module tenders (E-aanbesteden en DAS) en de Intakemodule levert. Beide applicaties hadden tot doel om een geïntegreerde oplossing te bieden. De applicaties hebben een interactie met andere bedrijfsfuncties:

• IDMS (platform Content Server van: Dossiervorming en archieffunctie. Modules Documentmanagement (DM) en Recordmanagement (RM))

• Besluiten workflow (platform Content Server van OpenText: Ondersteunen van het proces van besluitvorming. Module Workflowmanagement (WFM))

• Topdesk: Portaal voor bestellen homogene goederen en invoer contractdata door gebruikers

• SmartDocuments: Templates, standaard documenten

• CODA financials: Factuurbetaling, verantwoording van de kosten

• Datawarehouse: gegevens uit de verschillende systemen aan elkaar relateren

• PowerBI: Presentatie o.a. SPENDanalyses

• Tabulars: SPENDanalyses

• LIAS: Begrotingssysteem

• You Force: Personeelssysteem (inhuur)

• Outlook Exchange: mailpakket

De ontwikkelingen op het gebied van inkoopsystemen hebben niet stilgestaan. Hierdoor zijn nieuwe inzichten en wensen voor het inkoopsysteem ontstaan. Het nieuwe inkoopsysteem zal meer moeten voldoen aan de organisatieontwikkelingen, de huidige tijd en gebruik moeten maken van de ontwikkelingen op het gebied van inkoopsystemen die er op dit moment in de markt aanwezig zijn. Daarnaast is er de wens om het nieuwe inkooposysteem één geïntegreerd systeem te laten zijn met zo min mogelijke koppelingen, zo veel mogelijk data uitwisselingen en zo min mogelijk invoer van dezelfde data in verschillende systemen. Het huidige systeem kent hierin zijn beperkingen.

De provincie Zuid-Holland werkt opgave gericht waarbij de projectleider aangestuurd wordt door de ambtelijke opdrachtgever inkoop en input ophaalt bij toeleverende teams zoals Inkoop, I&A en financiën.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten: De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan AOG/AON Inkoop en stuurgroep.

Producten die moeten worden gemaakt

• Bepalen van de scope

• Bepalen van de aanbestedingsstrategie

• Gunning van contract met geselecteerde leveranciers

• Geimplementeerd en werkend inkoopsysteem Purchase te pay