Projectmanagement MFA

Opdracht

Het doel van de inzet is het vertegenwoordigen van de rol van opdrachtgever (gemeente Elburg) om te komen tot ontwikkeling en realisatie van het MFA Doornspijk binnen de gestelde kaders. Deze rol is in grote lijnen uiteen te zetten in 2 verschillende aandachtsgebieden:

• Zakelijke (harde) deel van de ontwikkeling: Het zakelijke deel legt de focus op zowel de voortgang als de beheersbaarheid van de afgesproken kaders.

• Relationele (zachte) deel van de ontwikkeling: Het relationele deel van het opdrachtgeverschap kenmerkt zich door het werken in het netwerk van participanten van het MFA. Dit betreft diverse maatschappelijke functies zoals een basisschool, dorpshuis, zorg en welzijn, bibliotheek, (muziek)verenigingen en overige functies. (Dit zou ook een onderdeel van de resultaatverplichting kunnen worden; echter is dit lastig op basis van huidige informatie.)

De doelen hierbij zijn

• Verbinden - met participanten MFA, met de bezoekers en met/binnen de Gemeente Elburg;

• Binden - samenwerking vastleggen middels overeenkomsten;

• Participeren – het MFA is voor en door participanten en bezoekers en zij hebben een aanwijsbare en actieve rol in de verschillende delen van de ontwikkeling;

• Aanjagen en ondersteunen – betrokkenheid van gebruikers en participanten.

Gedurende de contractperiode is er periodiek overleg om de koers en voortgang met elkaar te bespreken en bij te sturen waar nodig en gewenst.

• Projectmatige aansturing van de ontwikkeling van het MFA.

• Afstemming met verantwoordelijk bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever en opstellen adviezen en bestuurlijke stukken voor college en raad.

• Aansturing extern ontwerpteam.

• Eerste aanspreekpunt voor alle betrokkenen bij het project, zowel adviseurs als stakeholders, intern en extern, waaronder de externe projectmanager/directievoerder.

• Bewaken van voortgang en verantwoording afleggen met betrekking tot alle aspecten van het project waaronder planning, budget en risicobeheer aan bestuurlijk en ambtelijke opdrachtgever, college en raad.

• Zorgdragen voor de totstandkoming van de benodigde overeenkomsten (samenwerkingsovereenkomsten, huurovereenkomsten, realisatieovereenkomst etc.).

• Inzicht verkrijgen in aan te vragen subsidies en deze verwerven waar mogelijk in samenwerking met de subsidiecoördinator van de gemeente Elburg.

• Participatie en communicatie over het proces in samenwerking met betreffende organisatieonderdelen binnen de Gemeente Elburg.

• Vervullen van de rol van opdrachtgever namens de gemeente Elburg richting de andere bouwprocespartners in de ontwerp- en realisatiefase.

• Projectorganisatie ingericht en het MFA-project conform planning aangestuurd.

• Ontwerpteam aangestuurd en ontwerpdocumenten tijdig opgeleverd en vastgesteld.

• Benodigde college- en raadsvoorstellen opgesteld en bestuurlijke besluitvorming gefaciliteerd.

• Planning, budget en risico's gemonitord en periodiek gerapporteerd aan opdrachtgever en bestuur.

• Benodigde overeenkomsten voorbereid, afgestemd en gerealiseerd.

• Subsidiekansen geïnventariseerd en kansrijke aanvragen ingediend.

• Participatie- en communicatieproces uitgevoerd en stakeholders actief betrokken.

• Opdrachtgeverschap richting ontwerp- en bouwpartners effectief ingevuld.

• Het project aan het einde van de opdracht in de afgesproken projectfase gebracht, binnen de gestelde randvoorwaarden voor tijd, geld en kwaliteit.

Resultaten verlengingen;

Om de realisatie van de beoogde resultaten te waarborgen, zijn verlengingsopties voorzien. Deze kunnen worden ingezet indien de projectplanning of externe factoren aanleiding geven tot een langere doorlooptijd.

• De projectleider werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of afhankelijkheid van het team.

• Vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd.

• De projectleider is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten. De opdrachtnemer bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.