Projectmanagement ondersteuner (PMO)

Opdrachtbeschrijving:

Je gaat aan de slag binnen de Directie Informatievoorziening (IV) van de ministeries van EZK en LNV en alle dienstonderdelen. We zoeken een proactieve PMO voor meerdere AI-deelprojecten en verantwoordelijk voor de coördinatie binnen het domein Identity & Access Management (IAM). Je helpt projectleiders orde in chaos te scheppen en zorgt overkoepelend voor structuur, standaardisering en ondersteuning in een complexe omgeving. Je rapporteert samen met de regisseur IAM en projectleider AI aan het portfolio management office (IPMO) en diverse stuurgroepen. Je fungeert als sparringpartner voor projectaangelegenheden en helpt regisseurs en projectleiders bij het volgen van de gestelde projectstandaarden en processen van de directie IV.

Werkzaamheden:

• Faciliteren van overleggen zoals de Change Decision Board, Proceskringen en Stuurgroepen (voorraadagenda, stukken verzamelen/beoordelen en verslaglegging).

• Optreden als contactpersoon voor teamleden en belanghebbenden en faciliteren van communicatie en samenwerking.

• Bijhouden en najagen van acties, besluiten, risico's, issues en planning.

• Verantwoordelijk voor de (project)financiële administratie.

• Opstellen en verzamelen van updates voor voortgangsrapportages en signaleren/rapporteren van afwijkingen.

• Organiseren en regelen van workshops, demo's/trainingen en teamuitjes.

• Helpen bij het opstellen van projectmanagementproducten zoals plan van aanpak en eindrapport.

• Kwaliteit bewaken conform gestelde processen en procedures.

• Documentmanagement (archiveren en up-to-date houden van het digitale programmadossier) in MS Teams en het documentmanagementsysteem van het kerndepartement.

Achtergrond opdracht:

Je ondersteunt drie AI-deelprojecten (Generieke AI Chatbot Elk, Codi en Zeno) en het IAM-domein waar nieuwe diensten worden ontwikkeld voor beheer van bevoegdheden. Je werkt nauw samen met de regisseur van het domein en verschillende projectleiders. De werkomgeving is dynamisch en complex door de centrale rol van identiteitenbeheer, ketenafhankelijkheden en (inter)departementale processen.