Recordmanagementapplicatie consultant

Projectcontext

Het (a)CBG heeft records management op hoog abstractieniveau gedefinieerd, maar processen zijn nog onvoldoende uitgewerkt en er is nog geen Recordmanagementapplicatie ingericht. Er is een pilot gestart binnen Microsoft 365 met Exchange Online en SharePoint Online in combinatie met de Purview-modules Data Lifecycle Management en Records Management. Doel is om RM-processen te ontwikkelen en een technische oplossing te implementeren, met als eerste mijlpaal: e-mailarchivering inrichten.

Opdrachtomschrijving

Focus van de rol is het overbruggen van de kloof tussen wetgeving (beleid), de IV-organisatie en eindgebruikers (processen en cultuur) enerzijds en de Microsoft-suite (Purview, Exchange, SharePoint) anderzijds.

Werkzaamheden / Kernverantwoordelijkheden

• Definiëren en vertalen: Workshops leiden om definities (record, document, archiefstuk) en rollen (eigenaar, vernietigingsbevoegde) vast te leggen en de (nieuwe) Archiefwet te vertalen naar begrijpelijke, toepasbare taal.

• Architectuurontwerp: Doelarchitectuur voor Records Management binnen de Microsoft 365-omgeving opstellen, met oog op schaalbaarheid.

• Inrichting en uitrol pilot: Functioneel configureren en testen van de pilot binnen Microsoft Purview (o.a. retentielabels en documentensets) en uitrollen naar productie. Meedenken over provisioning voor SharePoint-teamsites naast labeling.

• Kennisoverdracht: Team meenemen in mogelijkheden en beperkingen van het platform; opleiden en begeleiden van betrokkenen.