Secretaresse

Opdracht

Voor de gemeente Hof van Twente zijn wij op zoek naar zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning.

De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO. De opdracht vindt plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Snel kunnen schakelen, overzicht houden, zorgvuldig werken en proactief handelen zijn hierbij belangrijk. De secretaresses staan onder leiding en toezicht.

• Beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders

• Inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken

• Bewaken van het opleidingsplan

• Opstellen en uitwerken van correspondentie

• Voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen

• Opstellen van agenda's en verzamelen en ordenen van vergaderstukken

• Notuleren en uitwerken van verslagen

• Uitzetten en bewaken van actiepunten

• Organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten

• Ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO

• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen

Wij zoeken een kandidaat die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en energie krijgt van organiseren en ondersteunen. De kandidaat is zorgvuldig, communicatief vaardig en weet ook in een dynamische omgeving goed prioriteiten te stellen.