Sr Planner

1. Achtergrond van de opdracht

Gemeente Tiel staat voor een grote ontwikkelopgave: de ambitie om te groeien naar 50.000 inwoners, inclusief de realisatie van circa 5.000 woningen en versterking van voorzieningen en leefbaarheid (de Schaalsprong). Deze opgave leidt tot een toename van het aantal projecten in gebiedsontwikkeling en openbare ruimte en de complexiteit ervan. Deze projecten moeten goed in de tijd gezet worden en onderling afgestemd in fasering, afhankelijkheden en inzet van capaciteit.

De gemeente werkt daarom aan:

• Het opzetten/versterken van portfoliomanagement

• Verdere professionalisering van projectmatig werken

• Opzetten uitvoeringsprogramma van het programma Schaalsprong

2. Doel van de opdracht

Er is binnen de gemeente behoefte aan advies en ondersteuning bij het realiseren van samenhang en sturing op project-, programma- en portfolioniveau. Hiervoor zoekt de gemeente voor circa 6-9 maanden een externe adviseur.

Het doel van de opdracht is het realiseren van een werkende en gedragen aanpak voor:

• Projectplanningen (incl. het opzetten en bewaken van de projectplanning in een congruent systeem, bij voorkeur MS-project)

• Opzetten van programmaplanningen

• Inrichten en bewaken van portfolio- en capaciteitsplanning

De focus ligt op praktische toepasbaarheid en borging in de organisatie. Het doel is om gedurende het jaar een planner vast in dienst aan te nemen die het werk zal overnemen. Deze planner zal mogelijk training/opleiding moeten krijgen. Minimaal zal er sprake zijn van een goede overdracht.

De opdracht zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met:

• portfoliomanager

• programmamanager Schaalsprong

• programmamanager projectmatig werken

• projectleiders binnen het fysieke domein

3. Scope van de opdracht

De opdracht omvat werkzaamheden op drie niveaus:

3.1 Projectniveau

• Ondersteunen van projectleiders bij het opstellen en beheren van planningen

• Inrichten van een uniforme werkwijze (bijv. in Microsoft Project of vergelijkbaar)

• Ontwikkelen van templates en standaarden

• Begeleiden van medewerkers in het gebruik van planningen

3.2 Programmaniveau (Schaalsprong)

• Aanbrengen van samenhang tussen projectplanningen

• Inzichtelijk maken van afhankelijkheden en knelpunten

• Ondersteunen van programmasturing met planningsinformatie

3.3 Portfolio- en capaciteitsniveau

• Inzicht in de samenhang en fasering van projecten op portfolioniveau

• Opzetten en verbeteren van capaciteitsplanning

• Inzichtelijk maken van beschikbare en benodigde capaciteit

• Koppelen van capaciteit aan projecten

• Uitwerken van scenario’s ter ondersteuning van besluitvorming

4. Verwachte resultaten

De opdracht is succesvol indien minimaal het volgende is gerealiseerd:

1. Planningsmethodiek en standaardisatie

• Een uniforme en toepasbare planningsmethodiek voor het fysieke domein

• Inclusief bijbehorende templates, richtlijnen en werkinstructies

• Passend bij de werkwijze en het volwassenheidsniveau van de organisatie

2. Toepassing op projecten en programma

• Minimaal 21 prioritaire portfolioprojecten voorzien van een kwalitatieve en onderbouwde planning (waaronder de projecten binnen het programma Schaalsprong)

• Een overkoepelende programmaplanning voor Schaalsprong, inclusief:

afhankelijkheden tussen projecten

• inzicht in kritieke paden en knelpunten

3. Portfolio-, planning- en capaciteitssturing

• Inzicht in de samenhang en fasering van projecten op portfolioniveau

• Ondersteuning bij het plannen en prioriteren van projecten in relatie tot beschikbare capaciteit

• Een werkend en uitlegbaar capaciteitsoverzicht (vraag versus aanbod)

• Inzicht in de relatie tussen capaciteit en projectplanning

• Minimaal één concreet uitgewerkte scenario-analyse die gebruikt is (of kan worden) bij de portfoliotafel

4. Adoptie en borging

• De planningsmethodiek wordt actief gebruikt door projectleiders

• Projectleiders zijn aantoonbaar in staat om zelfstandig planningen op te stellen en bij te houden

• Planningen worden gebruikt in sturing en overleg

• De aanpak is geborgd in de werkwijze en niet afhankelijk van de opdrachtnemer

5. Gewenst profiel

• Aantoonbare ervaring met projectplanning en capaciteitsplanning

• Ervaring binnen overheid en/of het fysieke domein

• Ervaring met tooling zoals Microsoft Project (of vergelijkbaar)

Dit profiel wordt meegewogen bij de beoordeling in het kader van de gunning.

6. Looptijd en inzet

• Indicatieve inzet: 16–24 uur per week (2–3 dagen)

• Verwachte looptijd: circa 6–9 maanden

• Startdatum: nader te bepalen, in overleg

7. Aanbestedingsvorm en gunning

Gunning vindt plaats op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (PKV). Hierbij wordt beoordeeld op:

• kwaliteit en haalbaarheid van de aanpak

• profiel van de voorgestelde opdrachtnemer

• prijs

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, na een eerste beoordeling van de offertes, één partij voorlopig te selecteren en met deze partij een gesprek te voeren met de beoogde opdrachtnemer. De definitieve gunning vindt plaats op basis van dit gesprek.

8. Eisen aan de offerte

De offerte dient beknopt en concreet te zijn en bevat minimaal:

8.1 Visie en aanpak

• Een korte visie op de opdracht

• Een beknopt plan van aanpak met:

fasering (stappen)

• globale beschrijving van activiteiten per fase

• indicatie van doorlooptijd per fase

Maximale omvang: 2 A4

8.2 Inzet en profiel

• Beschrijving van de in te zetten professional(s)

• Korte profielschets (ervaring, expertise, rol in de opdracht)

8.3 Uren en prijs

• Inschatting van het totaal benodigd aantal uren

• Uurtarief

• Totale prijs (excl. btw)

9. Planning

• Verzending uitvraag: dag 0

• Uiterste datum indienen offertes: dag 14

• Beoordeling en voorlopige gunning: binnen 5 werkdagen na sluiting

• Gesprek met beoogd opdrachtnemer: binnen 5 werkdagen na voorlopige gunning

• Definitieve gunning: binnen 5 werkdagen na gesprek

10. Contact

Voor vragen over deze uitvraag kan contact worden opgenomen met: Mandy Versteeg, Portfoliomanager, 0646370439, mversteeg@tiel.nl