Tenderspecialist

zzp: Ja
Locatie: De Meern, Rijnzathe 10, Utrecht
Looptijd van de opdracht: 4 maanden met mogelijkheid tot verlenging
Motivatie verplicht

Doel functie

De Tenderspecialist heeft een duale taak: hij coördineert het projectmanagement van binnengekomen tenders en handelt tijdig de administratieve taken af voor het indienen van tenders en tenderlikes. Hij monitort de gepubliceerde tender(like)s en stelt een stappenplan op om tijdig alle nodige documenten in te dienen. Daarbij wijst hij taken aan collega’s toe en is hij verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde (tender)deadlines. Daarnaast is de tenderspecialist verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aangeleverde stukken t.b.v. de tender, het verzamelen van alle noodzakelijke administratieve documenten en het schrijven/redigeren van algemene stukken in de tender. De Tenderspecialist werkt nauw samen met Sales, Category Management, Contract & Pricing, Legal en Sourcing, en rapporteert aan de Tendermanager.

Plaats in de organisatie en positie van de functie

• Afdeling: Sales, Institutioneel

• Rapportagelijn: Tendermanager

• Aantal direct reports: n.v.t.

• Samenwerking multidisciplinaire teams: Benelux en: altijd

• Niveau stakeholdermanagement: operationeel MT

• Budgetverantwoordelijk: Nee

Functie profiel

Wat doe ik?

Kerntaken

• Monitoren van tenderplatformen als onze broker en onze broker op interessante tender(like)s en verzamelen de documenten in de juiste mappen;

• Organiseren en voorbereiden van benodigde multidisciplinaire (tender)meetings: go/no-go, kick-off en voortgangsmeetings;

• Verzamelen van noodzakelijke administratieve documenten (bijv. UEA, certificaten en bewijzen, etc.);

• Opzet maken voor de taken en verantwoordelijkheden (inclusief deadlines) van interne stakeholders, en verantwoordelijk voor de communicatie en opvolging hiervan;

• Contact onderhouden met de afdeling Legal voor contractuele bijzonderheden, en met Pricing voor prijsafspraken t.b.v. de tender;

• Optreden als sparringpartner en uitdagen van interne stakeholders (o.a. Category Management, Sourcing, Sales, Legal, Contracting & Pricing en ESG) out-of-the-box te denken en commerciële kansen te zien en te benutten;

• Indienen van vragen voor de NVL en delen van de antwoorden naar de betrokken interne stakeholders;

• Verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van alle (handgetekende) tenderstukken;

• Zorgdragen voor de correcte archivering en rapportage van de ingediende tenders;

• Verantwoordelijk voor het opsturen van de verplichte documenten na gunning van de tender;

• Zorgdragen voor ondersteuning m.b.t. de administratieve afhandeling na gunning van de tender;

• Bijhouden en aanvullen van de tenderpipeline;

• Schrijven en/of redigeren van de algemene stukken en standaarddocumenten van de tender;

• Screenen, controleren en verbeteren van de aangeleverde stukken van interne stakeholders o.b.v. de gestelde eisen van de desbetreffende tender;

• Uitwerken en up-to-date houden van een kennisdatabank, waarin processen, werkinstructies en richtlijnen voor tenders zijn beschreven;

• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor oplossingen t.b.v. het tenderproces;

• Signaleren van commerciële kansen, gevaren en verbeterinitiatieven.

Bevoegdheden

• Delegeren van taken aan interne stakeholders.

Wat levert het op?

Resultaatsgebieden/resultaten

• Proces:

Behalen gestelde deadlines;

• Procesdoorlooptijd.

• Medewerkers/klant:

CSAT;

• Naamsbekendheid van Mediq;

• Interne zichtbaarheid.

• KPI’s:

NS Tenders;

• Winratio tenders.

• Innovatie (indien van toepassing):

Aantal verbeterende of vernieuwde tenderproposities.

Wat heb ik nodig?

Competenties

• Caring Heart

• Customer Drive

• Champion Spirit

• Stressbestendig

• Prioriteren

• Delegeren

• Stakeholdermanagement

• Gestructureerd

• Accuraat

• Analytisch vermogen

• Proactief

• Overtuigingskracht

Functie-eisen

• Opleidingsniveau: hbo werk- en denkniveau

• Aantal jaar werkervaring: minimaal 2 jaar in een soortgelijke functie;

• Taal: Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;

• Overige taal: Goede beheersing van de Engelse en/of Franse taal in woord en geschrift is een pré.

Specifieke kennis- en vaardigheden

• Kennis van en ervaring met aanbestedingsregelgeving en -procedures;

• Commerciële vaardigheden;

• Tijdmanagement vaardigheden;

• Goede kennis van Excel, PowerPoint en Teams;

• Kennis van IT systemen als C4C, en MS Copilot is een pré;

• Kennis van, en affiniteit met, medische hulpmiddelen is een pré