Administratieve ondersteuner

Functie: Administratief medewerker openbare ruimte

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen het team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Belangrijkste werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling

• Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen in het zaaksysteem

• Uitzetten van meldingen bij de juiste beheerder of afdeling

• Bewaken van voortgang en overzicht houden over de afhandeling

• Verwerken van terugkoppelingen en administratief afronden in het systeem

• Archiveren van meldingen volgens richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen

• Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten

• Bewaken van deadlines en opvolging van acties

• Notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen

• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

• Bijhouden en actualiseren van registraties

• Verwerken van aanvragen en mutaties

• Archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving

• Ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

• Ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden

• Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten

• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen

• Ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

Werkwijze en samenwerking

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team.