Clustercoördinator -Baggeren & Bergingen PPO Z&D

Functie

Clustercoördinator Baggeren & Bergingen

Locatie: Rotterdam (Maastoren, Kop van Zuid). Vaste kantoordagen: dinsdag en donderdag. Overige werkdagen kunnen hybride worden ingevuld.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming binnen het cluster.

• Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops.

• Beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager.

• Voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's en vergaderstukken.

• Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen.

• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken.

• Actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten.

• Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming.

• Opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties.

• Beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen; toezien op vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie.

• Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie; onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers.

• Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten; signaleren en bijdragen aan implementatie van verbeterkansen binnen werkprocessen.

• Werken met binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint/Connect en Relatics/GRIP.

Resultaat opdracht

Je creëert overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving, ontzorgt de projectmanager en het managementteam en zorgt dat collega's beschikken over actuele informatie, duidelijke afspraken en goed voorbereide overleggen.

• Voorbereiden, organiseren en begeleiden van overleggen.

• Opstellen van agenda's, verslagen en actie- en besluitenlijsten.

• Coördineren van werkzaamheden binnen een multidisciplinair team en het verbinden van mensen, informatie en processen.

• Verbeteren van werkwijzen en processen en bijdragen aan een professioneel projectarchief.

Leiding en toezicht

Functionele aansturing door de projectmanager en manager projectbeheersing van het cluster Baggeren & Bergingen. Nauw samenwerken met de projectondersteuner en overige leden van het IPM-team. Verwacht wordt dat werkzaamheden grotendeels zelfstandig worden uitgevoerd.

Belangrijkste competenties

• Plannen en organiseren

• Pro-activiteit

• Accuratesse

• Samenwerken

• Bestuurlijke sensitiviteit

• Organisatiesensitiviteit

• Schriftelijke vaardigheid

• Communicatieve vaardigheid

• Flexibiliteit

Eisen

• Afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting (bijv. bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar).

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.

• Aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen (agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie).

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.

• Aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.

• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming structureel onderdeel waren van de functie.

• Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam.

Wensen

• Ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers.

• Ervaring met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen (complexiteit, niveau van overlegstructuren, zelfstandigheid, kwaliteit van verslaglegging, bewaking van acties en besluiten).

• Ervaring met het opstellen, redigeren en coördineren van nota's, memo's, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken (kwaliteit van voorbeelden, complexiteit van documenten, mate van zelfstandigheid, bestuurlijke context).

• Concrete voorbeelden van zelfstandig regie voeren op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving (initiatief, eigenaarschap, bestuurlijke sensitiviteit, zelfstandigheid, resultaatgerichtheid).