Documentalist -Veilingbureau NOVA

Functie

Documentalist

Hybride functie met regelmatige aanwezigheid op de projectlocatie in Den Bosch gewenst vanwege de ondersteunende en coördinerende rol binnen het documentbeheer.

Opdrachtomschrijving

• Uitvoeren van het beheer op de archivering in het Document Management Systeem (DMS) door (project)medewerkers: registreren, metadata toekennen, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

• Zorgen voor een actueel ordeningsplan en het waarderen van dossiers.

• Beheren van autorisaties: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix, verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS.

• Geven van training en opleiding aan (project)medewerkers en coachen zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren.

• Opstellen en bijhouden van werkinstructies, handleidingen en andere middelen voor documentbeheer.

• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.

• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur en verplaatsen van documenten/(sub)dossiers.

• Toezien op het juiste verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen/ routeren van juiste informatie.

• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen voor applicaties als functionele wensen conform het LFB-proces.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met de opdrachtgever dat voldoet aan kwaliteitseisen (ordeningen, waarderen/selecteren, toepassen van metadata).

• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

• Het archief is WOO-bestendig.

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling

• Hands-on mentaliteit

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen)

• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers

• Luisteren (de vraag achter de vraag achterhalen)

• Nauwkeurigheid

• Omgevingsbewustzijn

• Pro-actieve instelling

• Plannen en organiseren

• Zelfontwikkeling

• Zelfstandigheid

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.

• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.

• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

• Beheersing van de Nederlandse taal.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.

• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. WOO, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).

• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.

• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.