Documentalist Veilingbureau NOVA

Functieomschrijving

Opdracht: Uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem door projectmedewerkers binnen de richtlijnen van het project. Het beheer omvat onder meer registreren, metadata toekennen, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training/opleiding en verzorg je de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Kerntaken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.

• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het gebruikte document management systeem.

• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.

• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.

• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.

• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.

• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.

• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.

• Tijdig beschikbaar stellen en routeren van de juiste informatie aan de juiste persoon (post- en e-mailstukken).

• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).

• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Doel van de opdracht

• Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken dat voldoet aan gestelde kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).

• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

• Een WOO-bestendig archief.