MDTO-Specialist

Opdracht

Je ondersteunt de verdere professionalisering van de informatiehuishouding en de implementatie van eisen uit de Archiefwet, Woo en duurzame toegankelijkheid van informatie door het ontwerpen en implementeren van een MDTO-conform metadataschema.

Doel van de opdracht

Doel: Ontwikkelen en opleveren van een toekomstbestendige metadata-inrichting op basis van de standaard MDTO, passend binnen de informatiearchitectuur en de gebruikte systemen zoals Microsoft 365 en een Document Management Systeem (CORSA), zodat de organisatie voldoet aan geldende wet- en regelgeving.

Werkzaamheden

Belangrijkste werkzaamheden:

• Opstellen van een organisatiebreed metadataschema op basis van MDTO.

• Inventariseren van bestaande metadata- en dossierstructuren.

• Uitvoeren van een fit-gap analyse tussen huidige en gewenste situatie.

• Adviseren over inrichting van metadata binnen DMS-, zaak- en M365-platformen.

• Mappen van de metadata naar de geldende MDTO.

• Vertalen van wet- en regelgeving naar praktische metadata-eisen.

• Opstellen van implementatieadviezen en migratiestrategieën.

• Afstemming met adviseurs informatiehuishouding, informatiemanagers, architecten, functioneel beheerders en proceseigenaren.

• Documenteren van ontwerpen, beslissingen en beheerafspraken.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met adviseurs documentaire informatiehuishouding, architecten, informatiemanagers, functioneel beheerders en andere relevante stakeholders.

Op te leveren resultaten

• Organisatiebreed MDTO-conform metadataschema.

• Metadatawoordenboek inclusief definities, eigenaarschap en beheerafspraken.

• Fit-gap analyse huidige versus gewenste situatie.

• MDTO-mappingdocument.

• Implementatie- en migratieplan voor CORSA en Microsoft 365.

• Adviesdocument voor governance en beheer van metadata.

• Besluitdocument met ontwerpkeuzes en uitgangspunten.

• Kennisoverdracht aan de beheerorganisatie.

Fasering

• Fase 1 – Analyse: Inventarisatie bestaande metadata, documentstructuren en informatiesystemen; interviews met stakeholders; opstellen huidige situatie.

• Fase 2 – Ontwerp: Ontwikkelen MDTO-conform metadataschema; uitwerken metadatawoordenboek; uitvoeren fit-gap analyse; afstemming met architectuur en informatiebeheer.

• Fase 3 – Implementatieadvies: Mapping naar CORSA en M365; opstellen implementatie- en migratiestrategie; opstellen governance- en beheerafspraken.

• Fase 4 – Oplevering: Definitieve documentatie; presentatie aan stakeholders; kennisoverdracht.