Medewerker Bestuurssecretariaat

Functie

Als bestuurssecretaresse ben jij de spil voor de burgemeester en de wethouder. Je beheert hun agenda's, bent hun eerste aanspreekpunt en zorgt voor overzicht, structuur en een gedegen voorbereiding van afspraken zodat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: plannen en coördineren van afspraken en lange termijnplanning.

• Eerste aanspreekpunt: contact met interne en externe partijen en afhandelen van correspondentie.

• Voorbereiding: zorgdragen voor inhoudelijke en praktische voorbereiding van meetings.

• Organisatie: organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

• Informatievoorziening: relevante informatie ophalen bij collega’s en externe contacten.

• Communicatie: verzorgd en correct e-mailverkeer en representatie naar buiten.

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.

• Proactieve houding en oog voor detail; je durft een plus te leveren in de voorbereiding.

• Vertrouwd met plannen op korte en lange termijn.

• Sterk in samenwerken met verschillende contactpersonen.

• Flexibiliteit in taken en uren.